Een boek reserveren dat op de plank staat, hoe pak je dit aan?

Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Patrick Vanhoucke op 5 September 2012 op 14.01

Deze vraag komt in verschillende vormen regelmatig terug. Maar hier vind ik de vraagstelling wat eigenaardig. Oké, het is nu blijkbaar mogelijk om klanten werken te laten reserveren die aanwezig zijn. De eerste vraag die ik me dan zou stellen is: wil ik dat wel? Je moet het niet doen omdat het technisch kan, maar omdat je het een meerwaarde vind voor je klanten. En het moet natuurlijk voor jezelf logistiek haalbaar zijn.

Permalink Antwoord van Bart Van Loock op 5 September 2012 op 14.09

Het is volgens ons zeker een meerwaarde voor de klanten. Je zit thuis achter je PC door de catalogus te kijken en je ziet een boek dat je wilt. Maar niemand verzekert je dat het er morgen nog wel staat. (of wanneer je naar de bib kan) De mogelijkheid om dan direct dit boek te reserveren is dan toch zeker meegenomen.

We hebben zeker het personeel om het te bolwerken, maar voor de exacte organisatie hebben we nog geen oplossing. En waarom het wiel opnieuw uitvinden als iemand anders dit misschien al gedaan heeft?

Permalink Antwoord van Anne-Mie Veys op 5 September 2012 op 14.31

Wij hebben al een tijd geleden aanwezige boeken reserveerbaar gemaakt en dat loopt erg vlot. Je ziet dat mensen zeer geregeld gebruikmaken van deze service.

Het vergt zeker de nodige opvolging, omdat inderdaad niemand graag met een boek aan de balie komt dat hij dan toch niet kan meenemen. Wij gaan als volgt te werk:

- in de voormiddag als de bib niet open is, controleren wij één keer de paklijst (afo 418, optie 4) en halen de boeken van het rek en zetten ze klaar op het rek met reservaties

- in de namiddag, of op momenten dat de bib open is, wordt in de uitleen de paklijst regelmatig nagekeken (zo om het uur). De boeken worden meteen uitgehaald en klaargezet.

- een boek dat niet gevonden wordt op het rek, vragen wij via IBL aan in een andere bib. Dit kost de aanvrager niets.

Voor zover ik weet, kun je Vubis niet programmeren om om het halfuur een print te maken van de paklijst. Er moet dus telkens een bibmedewerker zelf het initiatief nemen om de paklijst te gaan nazien. Ik zeg niet dat het hier nooit vergeten wordt, maar echt problemen hebben wij er nog niet mee gehad, en de gebruikers appreciëren deze service wel.

Permalink Antwoord van Jan Collet op 5 September 2012 op 17.43

Ik sluit me aan bij de opmerkingen van Anne-Mie. Kalmthout doet dit al een paar jaren. Nooit problemen gehad (behalve die keer toen een slimmerik merkte dat een andere klant met het door hem gewenste boek onder de arm rondliep en snel een reservatie plaatste ;-). Het controleren van de "paklijst" hebben we geïntegreerd in onze workflow.

 

De opmerking van Patrick is terecht. Het is niet omdat het technisch kan, dat je het ook moet doen. Maar de discussie over prijsdifferentiatie indachtig heeft Kalmthout het reserveren van een boek of film (op de plank) gedefinieerd als een extra dienst, waarvoor bezoekers best bereid zijn om extra te betalen.

 

 

Permalink Antwoord van Patrick Vanhoucke op 6 September 2012 op 8.31

Voor alle duidelijkheid: mijn eerdere antwoord betekent niet dat ik a priori tegen het reserveren (of klaarzetten, want daar komt het dan eigenlijk toch op neer) van aanwezige werken ben. In een kleinere bibliotheek zal dit logistiek een stuk haalbaarder zijn dan in een grote.
Persoonlijk worstel ik wel nog altijd met de vraag, wie voorrang moet krijgen indien een werk nog 'in transit' is (dus vooraleer een bibliotheekmedewerker de kans heeft gekregen het werk uit het rek te halen en het klaar te zetten. Is dat dan de klant die van thuis uit reserveerde, of de klant die met het gewenste werk aan de (zelfuitleen)balie in de bibliotheek staat? In kleinere bibliotheken zal die situatie zich wellicht minder voordoen dan in grote.
Misschien is het volgende redelijk? Als het een betaalde dienstverlening is, dan krijgt de klant die ervoor betaalde het materiaal, ongeacht of iemand er in de bibliotheek mee in zijn handen staat (de ene klant heeft er tenslotte voor betaald, de andere niet). Is het geen betaalde dienstverlening dan kan de klant in de bibliotheek het meenemen, omdat die een inspanning deed zich fysiek naar de bibliotheek te begeven (de inspanning geldt dan als een vorm van betaling, als het ware). Alleszins zul je dergelijke afspraken sluitend in een reglement moeten voorzien, om misverstanden en discussie te vermijden.
Nog een bedenking: wat met klanten die zo'n klaarstaand werk niet komen ophalen? Hoelang blijft het dan niet beschikbaar voor anderen, m.a.w. krijgt de reservering een vervaldatum en is die dan hetzelfde als voor uitgeleende werken die gereserveerd werden? Of korter? Ga je klanten die (bij herhaling) gereserveerde werken niet komen ophalen bijkomend penaliseren? Of calculeer je dit in en maak je het reservatiegeld bij voorbaat voldoende hoog?

Permalink Antwoord van Jan Collet op 6 September 2012 op 10.03

> Alleszins zul je dergelijke afspraken sluitend in een reglement moeten voorzien, om misverstanden en discussie te vermijden.

 

Ik wil Patrick niet tegenhouden, maar in een kleine bibliotheek zoals de onze is dit niet nodig. Er zijn weinig problemen, en die laten zich gemakkelijk uitleggen (medewerker nog geen tijd gehad om boek van de plank te halen enz.). Trouwens, binnen zelfbediening kan een gereserveerd item niet door een andere bezoeker uitgeleend worden.

 

> Nog een bedenking: wat met klanten die zo'n klaarstaand werk niet komen ophalen?

Reservatie staat al klaar? Dan betalen (want wij hebben al wel al het werk gedaan, zoals item van de plank halen, brief of mail opsturen, enz.). Reservatie staat nog niet klaar? Dan moet je zelf annuleren (in de bibliotheek of van thuis uit). Lijkt me logisch. En effectief. Mensen gaan dan bewuster om met reserveren.

 

Nog een bedenking. Sprinters moet je misschien beter uitsluiten van reservatie, want zij zijn toch gericht op impuls"kopers".

Permalink Antwoord van Tim Lerno op 6 September 2012 op 22.54

In Londerzeel staan we dit ook al een tijdje toe, net als verschillende andere PBS-bibliotheken in Vlaams-Brabant.  In Aleph kunnen we één van onze balie-pc's als target definiëren.  Enkele minuten nadat een reservatie geplaatst wordt op een werk dat beschikbaar is (online of door ons) komt er een bonnetje uit de ticketprinter die aan deze pc hangt.  Een medewerker haalt de titel uit het rek en neemt die nog eens in aan de balie.  Er komt opnieuw een bonnetje, waarop ditmaal de 'beschikbaar sinds'-datum is ingevuld, en de lener krijgt een automatische e-mail.   Ook bij ons worden er kosten aangerekend van zodra een werk klaar staat, ongeacht of het tijdig wordt afgehaald of niet.  Momenteel zorgt het automatische ticketje wel eens voor verwarring bij medewerkers, omdat de ticketprinter ook aan de balie gebruikt wordt.  Van zodra onze zelfuitleenbalies actief zijn zou dit probleem moeten verdwijnen.  Tot dusver wordt er niet zoveel gebruik gemaakt van deze service.  De meeste reservaties op aanwezige werken gebeuren nog altijd telefonisch.   

Permalink Antwoord van Roger Boeken op 9 September 2012 op 9.30

Op de dag dat mijn bibliotheek dit toepast dan reserveer ik rustig vanop mijn pc de boeken die ik wil ontlenen en hoef die dan slechts aan de balie op te pikken zonder mij tussen de rekken te moeten begeven. Dit gaat richting boodschappen doen bij grote warenhuizen via de pc, je hoeft nog enkel de goederen in je wagen te laden. De meerkost neem je er dan bij , maar je verliest geen tijd.

Als mijn zoon in de klas te horen krijgt dat hij een boek moet lezen kan hij dit met zijn smartphone onmiddelijk reserveren in de bib.. en de zelfde avond nog ophalen na schooltijd. Mensen met vlotte kennis van de computer mogelijkheden en niet bang voor wat extra kosten hebben dus wel degelijk een streepje voor in de bib. Bereik je zo echter wel de bevolkingsgroepen voor wie de bib het meest nodig is : mensen zonder pc, zonder boekenbudget .., mesnen die moeilijker het juiste boek kunnen vinden ?
Dit soort vooruitgang is niet tegen te houden maar mag niet de prioriteit zijn, ik heb zelf trouwens ooit op dit forum de idee gelanceerd om net als warenhuizen de boeken voor de lezers klaar te zetten aan de balie maar zonder reactie.. nochthans gaat dit helemaal deze richting uit.

Mijn grootste bezwaar tegen deze evolutie (tegenhouden is moeilijk, afremmen kan wel) :

1. Grote investeringen om personeel te ontlasten van het baliewerk (zelfuitleen) en de vrijgekomen tijd wordt ingevuld met boeken uit de rekken halen en reserveringen klaar zetten aan de balie.Als we dit nu zouden doen voor mensen die niet (gemakkelijk) in de bib geraken (ouderen, zieken..)...

Welke bib heeft personeel teveel ? Zelfuitleenbalies moesten personeel ontlasten voor het echte bibliotheekwerk en nu lees ik hier dat bibliotheken deze extra tijdrovende opdracht van klaarzetten reserveringen er nog gerust kunnen bijnemen ?

2.Als veel mensen dit gaan doen heb je ook een infrastructuur-probleem. Waar zet je al die boekenpaketten aan de balie? Aanvankelijk zijn dat er niet veel maar als de mensen die het niet doen merken dat anderen die wel op deze manier reserveren er voor zorgen dat  aanwezige boeken niet beschikbaar zijn dan gaan steeds meer mensen reserveren.

3. Je doet het hele jaar moeite en activiteiten om de mensen naar de bib te lokken en ze hoeven niet verder meer dan de balie want ze maken hun keuze thuis op het pc scherm . Een drive-in is wellicht de volgende stap ? Een aparte balie voor mensen met reserveringen zoals 's zondag bij de bakker een aparte rij voor afhalen bestellingen ?

4. Je investeert in nieuwe (betere?) rubriceringsystemen (zizo ipv siso ) en rekopstellingen en standjes om het vinden van een boek in de bib zogezegd te vergemakkelijken maar je hebt anderzijds krachtige computercatalogi en websites en nieuwsbrieven met ongekende visuele (cover, fragment, beoordelingen lezers..) en zoekmogelijkheden om een boek te vinden (zivi : zonder inspanning vinden) . Dit werkt zowel voor bezoekers en personeel ter plaatse (opac, ipad of smartphone via wifi ) als thuis of overal waar internet beschikbaar is.

Volgens mij maakt het dan voor een bezoeker ook niet meer uit waar een boek opgesteld staat als het met een goede plaatsaanduiding maar makkelijk te vinden is..Voor het personeel  dat nu steeds meer en sneller boeken moet uit en in de rekken plaatsen is dit zeker zo. Daarom is een numerieke plaatsing zoals siso veel logischer, sneller en gemakkelijker dan die moderne zizo toestanden. Je zou siso en zizo kunnen combineren maar dat is dan weer dubbel werk en in het kader van de recente ontwikkelingen (personeel haalt boek uit rek voor resevering bezoeker) niet meer nodig.

Investeer dus niet in zizo maar in een betere opac  en niet in beiden, crisis weet je wel, iedereen kan een boek vinden dat een numeriek rubriek heeft ,963.15 komt voor vlak voor 963.16 en ver na na 962,  maar wie weet in godsnaam of de boeken met een olifant voor of na de boeken met een vogelnest staan en hoever ? Mensen wonen niet langer in 'villa kakelbont' maar schoolstraat nummer 20, de postbode kan dit waarderen.

Een boek zoeken door doelloos langs de rekken te dwalen is niet meer van deze tijd, opzoeken in opac is de moderne manier, snel uit het juiste rek halen is dan de kunst .

5. De bibliotheken die het al doen zeggen dat het allemaal niet zo'n vaart loopt maar als het dan toch een groot succes zou worden en het wordt wel veel , ga je het dan afschaffen of ben je klaar om deze extra service 'voor iedereen' te kunnen aanbieden ?

6. Als mijn buurgemeente deze service wel biedt en mijn eigen gemeente niet ben ik misschien sneller en beter geholpen in mijn buurgemeente, ga je elkaar klanten afsnoepen ?

De prijzen voor al deze services verschillen ook wel eens per gemeente. Misschien ben ik niet alleen sneller en beter maar ook goedkoper in die andere bibliotheek.

Als ik weet dat de gevraagde boeken daar voor mij klaar liggen is dat wellicht de verdere verplaatsing waard ?

Permalink Antwoord van Roger Boeken op 12 September 2012 op 16.46

Paul Wouters zei:

Beste Roger,

Ik noteer bij jou heel wat koudwatervrees voor vernieuwingen die er in de bibliotheek aankomen (of reeds aangekomen zijn).

Dat is een verkeerde indruk hoor, als het aan mij lag waren er e-readers, ipads, wifi, winkelkarren etc..in de bib, met een drive-in voor afhaling, een service die voor leners een pakket vakantielectuur samenstelt op basis van utileneningen in het verleden, een thuisbreng service voor wie zich niet naar de bib kan verplaatsen, een catalogus die boeken suggereert ahv van uitleengeschiedenis...of een bibliotheekfiliaal zonder personeel zoals er in Nederland bestaan..

Sta me toe je punt voor punt van antwoord te dienen.

1. Welke bib heeft personeel teveel? Geen enkele, ook die van Turnhout niet. Alleen zijn we reeds in 2005 van start gegaan met de installatie van zelfbedieningsapparaten en betaalautomaten en kunnen we sindsdien toch al wel wat ervaring opdoen met 'anders gaan werken' in de bib. Die ervaring maakt dat ik weet dat ik deze opdracht zonder noemenswaardige problemen maar wel met goede afspraken kan inschakelen in het takenpakket van WIMmers en baliemedewerkers. En waarom zou ik een dienstverlening beperken tot een bepaalde groep van gebruikers wanneer ik ze in dezelfde inspanning kan aanbieden aan allen. Dat bespaart me trouwens de discussie over 'waarom iemand wel/niet.

Helaas kosten die betaalautomaat en zelfuitleningsbalies en boekenschuif etc.. evenveel voor een kleinere als een grotere bib. behalve dat hele grote bibliotheek van sommige onderdelen er meerdere moeten hebben natuurlijk

"... ontlasten voor het echte bibliotheekwerk..." : misschien is dit wel een onderdeeltje van het echte bibliotheekwerk van de toekomst.

Misschien, maar ik doel hiermee op de 'digitale kloof', veel mensen bellen nog steeds om boeken te verlengen omdat ze de drempel van de opac zelfs nog te hoog vinden. Mensen die niet mee op de trein van de digitale technologie zitten geraken steeds verder achterop..houden we bij het invoeren van al die technologische hoogstandjes hier genoeg rekening mee ? Wellicht ben je wel bekend met het Mattheuseffect ?

2. Een infrastructuur-probleem? Maak het niet erger dan het is! Aanvragers krijgen niet eindeloos de tijd om de materialen af te halen en indien er echt een probleem opduikt, krijgen we dit ook wel opgelost. We zijn er tenslotte toch in geslaagd om op 6 weken van locatie te verhuizen; dan lukt een kastje bijzetten ook nog wel.

Enig idee hoeveel mensen hier bvb wekelijks gebruik van maken ? Persoonlijk vind ik trouwens mensen helpen aan de balie nog steeds interessanter dan boeken in/uit de rekken halen.

3. Ik doe geen moeite om mensen naar de bib te lokken. Ik doe moeite om mensen gebruik te laten maken van de dienstverlening van de bib. Ik ben er van afgestapt het succes van mijn bibliotheek enkel af te meten aan het aantal passanten dat mijn bezoekersteller langsloopt. Als het de bedoeling is om zoveel mogelijk gebriukers in je bib te krijgen moet je ook het online verlengen onmogelijk maken.

Trouwens wanneer heel wat klanten "zichzelf behelpen", krijg ik meer tijd vrij om mijn geschoolde medewerkers in te zetten bij de begeleiding van bezoekers die daar echt nood aan hebben.

Helaas wordt succes en budget door beslissers toch meestal gemeten met aantal bezoekers en ontleningen, roi (return on investment) heet dat. Anders niets dan lof voor deze houding.

4. De discussie over Zizo of Siso hoort hier niet echt thuis, denk ik. Turnhout is (en blijft voorlopig) een trouwe aanhanger van Siso. Trouwens, een duidelijke ontsluiting en plaatsing van de collectie sluit een online presentatie niet uit. Ooit al eens kennisgemaakt met Rotunda, de digitale etalages?

Blij dat er nog siso aanhangers zijn. Nogmaals, als de evolutie richting boeken kiezen via opac/rotunda internet etc.. gaat, waarom dan investeren in nieuwe rubriceringen die bedoeld zijn voor mensen die 20 jaar geleden geen computers /opac kenden ? Heb helaas nog geen plek gevonden waar men de de discussie siso/zizo wil/durft voeren dus breng ik het her en der ter sprake als er raakvlakken zijn. Etaleren is belangrijk, zet een jaren ongelezen boek op de kop van het rek of bij de nieuwigheden en het wordt wellicht nog dezelfde dag uitgeleend,ook digitaal etaleren werkt natuurlijk.

"...doelloos langs de rekken dwalen...": spreek je jezelf hier niet tegen?

Met doelloos langs de rekken dwalen bedoelde ik eigenlijk mensen die hun keuze bepalen door tussen de rekken hun keuze maken zonder de opac te gebruiken dus door de titels op de ruggen te lezen, de kaften te bekijken/lezen..

5. We zijn nu al klaar om deze extra dienstverlening voor iedereen aan te bieden.

Ik hoop hier nog van andere bibs gelijkaardige of andere reacties/ervaringen te vernemen.

6. Ik heb allerminst de intentie om met mijn buurbibliotheken te gaan concurreren, alleen vind ik deze extra dienstverlening zinvol voor MIJN gebruikers. Dat ook niet-Turnhoutenaren dit leuk gaan vinden is best mogelijk, maar ze moeten zich (voorlopig) nog altijd naar Turnhout begeven om de materialen af te halen.

Trouwens niet-Turnhoutenaren (42 % van onze leden) komen nu al naar ons omdat we een grotere collectie hebben dan de buurbibliotheken. Moet ik daarom mijn collectiebudget laten terugschroeven?

Neen natuurlijk niet, maar weerom : het zijn toch de (budget)beslissers die hier dikwijls naar kijken en jou buurbibliotheken zullen wel rapporteren dat ze klanten verliezen aan deze centrumbibliotheek. Hopelijk heeft dit dan als effect dat de buren dezelfde investeringsinspanningen mogen doen .. Gemeentebesturen willen toch vooral geld investeren in dingen die vooral de eigen bevolking ten goede komt denk ik dan ook.

En tot slot: ik probeer gewoon alles kritisch te bekijken als dit dan volmondig tegengeproken wordt of in de praktijk blijkt mee te vallen dan is dat prima voor mij, maar de kritische vragen moeten vooraf gesteld worden nietwaar ?!

Roger

Permalink Antwoord van Ilse Depré op 16 December 2012 op 17.03

In de Bib Leuven laten we het reserveren van beschikbare materialen ook toe. Er wordt wel dezelfde kost aangerekend als voor andere reservaties, nl. € 0,80. Toch is dit een immens succes. Bovendien worden er dagelijks heel wel extra reservaties, vooral cd's en dvd's, verwerkt voor de beide Leuvense gevangenisbibliotheken.

We laten ook toe dat leners een werk uit filiaal A reserveert en afhaalt in filiaal B, wat nog een extra actie vereist.

De werkwijze:

- zodra er een reservatie op een beschikbaar werk via de catalogus wordt gedaan, komt er een aanvraagformulier uit de printer

- zodra er een stapeltje aanvragen klaarligt, zal een medewerker van de reservatieploeg de werken uit de rekken halen. Er is constant minstens één persoon, en vaak zelfs meerdere personen (inclusief een vrijwilliger en leerlinge op leercontract), in de weer om gereserveerde boeken uit de rekken te halen

- op hun bureau worden deze werken, samen met de net teruggebrachte materialen waarop ook reservaties staan, ingescand, waarna er automatisch een mailtje vertrekt naar de aanvrager, of een brief wordt afgeprint voor wie geen mailadres heeft (een zeer kleine minderheid)

- er komt ook een reservatiebrief uit de printer dat in het werk wordt gestoken, met daarop de gegevens van het werk en de naam van de aanvrager (voor het geval meerdere gebruikers aan bepaald werk reserveren, zoals Vijftig tinten grijs op dit moment)

- indien het werk in een filiaal wordt opgehaald, dan wordt het in een speciale bak gelegd. Elke weekdag rijdt de pendelwagen tussen de hoofdbib en de filialen (en bibliobus) om alle werken op de juiste afhaalplaats te krijgen. Pas wanneer het werk op de juiste locatie is aangekomen, krijgt de lener een mailtje dat het kan afgehaald worden

- de werken worden in een open kast vlak bij de onthaalbalie geplaatst, affabetisch op titel. De werken blijven een week beschikbaar, in sommige filialen en de hoofdbib langer.

- gebruikers mogen de gereserveerde werken zelf uit die kast halen en uitlenen via de zelfscan

- indien iemand een werk wil uitlenen dat voor iemand anders gereserveerd is, krijgt hij/zij een foutmelding

Sommige gebruikers blijken wel erg ongeduldig: ze plaatsen een reservatie en komen direct naar de bib, en verwachten dat dus ong. een half uur later het boek al klaar staat op het reservatierek. In de praktijk duurt dat toch even langer.

Begin dit jaar was de reservatieploeg erg onderbemand en hebben we even overwogen om het reserveren van beschikbare materialen terug af te schaffen. Het is erg tijdsintensief, maar onze gebruikers appreciëren de service erg en maken er graag gebruik van.