bestel- en tijdschriftenadministratie

Voor onze bestel- en tijdschriftenadministratie werken wij tot nu toe met een eigen (verouderd) Access-document. We overwegen nu om te starten met de modules van Vubis, wat onder andere als troef heeft dat de lener snel geïnformeerd is over wat er binnenkort beschikbaar is in de bib. Zijn er echter nog andere alternatieven? We werken namelijk vooral met zichtzendingen, dus een groot deel van het Vubis-pakket zouden we niet gebruiken.

Aanraden

0 leden vinden dit leuk

Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Ann Hudders op 30 September 2011 op 13.28

Katelijne,

In Beernem versturen wij de pas ingevoerde werken naar de beheerder 'nog te kaften'.

De leners zien dan 'Tijdelijk niet beschikbaar' verschijnen bij de uitleenstatus en 'Binnenkort in de bib' als ze daarop doorklikken. Die werken kunnen dan ook wel al gereserveerd worden.

Het blijft natuurlijk een kwestie van vlug in te voeren.

Ann

Permalink Antwoord van Antoon Verbeke op 30 September 2011 op 14.37

Ichtegem, al 15 jaar gebruiker van beide modules.

1. tijdschriften: alle ontvangen nummers worden geregistreerd in ontvangen nummers. Daarbij wordt om een ontlening mogelijk te maken ook een barcode en een RFID-tag toegekend aan elk nummer. (RFID-tags worden opnieuw gebruikt na verwijdering van de nummers uit de collectie.) Iedere donderdag wordt de automatische aanmaak van te ontvangen nummers gelopen. Op deze basis gebeurt de rappeladministratie.

2. bestelling: wij gebruiken de besteladministratie om de bestellingen (ook zichtzendingen) in te voeren. Deze bestellijsten worden dan gebruikt voor de financiële administratie. Na invoer van de bestelling (nieuwe ex. zz) en uitprinten van de lijsten wordt aan elk nieuw exemplaar de definitieve barcode toegekend met als aard van het werk NU (niet-uitleenbaar) en als sublocatie 'BO' (bestelling ontvangen). Dit is zichtbaar in de catalogus.De RFID-tag wordt ook onmiddellijk ingekleefd en ingelezen. De definitieve sublocatie en aard van het werk worden dan in de komende weken toegekend. Voordeel bij deze procedure: reserveringen of veel gevraagde werken kunnen snel worden voorgenomen en afgewerkt. Er is maar één telling te volgen bij bijbestellingen: de aantallen bij de sublocaties. Er kan ook RFID-matig worden gezocht naar 'spoorloze werken.' (In grote lijnen ongeveer identiek aan Beernem).

Wij zijn tevreden met deze modules. Er is immers ook een centraal beheer mogelijk, ook van tijdschriften, enz. in filialen en uitleenposten, lokaal kunnen de afzonderlijke nummers invoeren, maar centraal laten rappelleren.

Permalink Antwoord van Veerle Van Wesemael op 3 Oktober 2011 op 18.24

Wanneer wij een boek of DVD bestellen, voeren wij het reeds gedeeldelijk in in Vubis. We gebruiken als sublocatie 'B'. In de catalogus verschijnt er dan 'binnenkort hier'.

Bij een zichtzending worden die eigenlijk heel snel ingevoerd. Maar je zou natuurlijk ook -als je een moment minder tijd hebt- enkel de sublocatie 'B' kunnen gebruiken.

RSS