Een boek reserveren dat op de plank staat, hoe pak je dit aan?

Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Patrick Vanhoucke op 5 September 2012 op 14.01

Deze vraag komt in verschillende vormen regelmatig terug. Maar hier vind ik de vraagstelling wat eigenaardig. Oké, het is nu blijkbaar mogelijk om klanten werken te laten reserveren die aanwezig zijn. De eerste vraag die ik me dan zou stellen is: wil ik dat wel? Je moet het niet doen omdat het technisch kan, maar omdat je het een meerwaarde vind voor je klanten. En het moet natuurlijk voor jezelf logistiek haalbaar zijn.

Permalink Antwoord van Bart Van Loock op 5 September 2012 op 14.09

Het is volgens ons zeker een meerwaarde voor de klanten. Je zit thuis achter je PC door de catalogus te kijken en je ziet een boek dat je wilt. Maar niemand verzekert je dat het er morgen nog wel staat. (of wanneer je naar de bib kan) De mogelijkheid om dan direct dit boek te reserveren is dan toch zeker meegenomen.

We hebben zeker het personeel om het te bolwerken, maar voor de exacte organisatie hebben we nog geen oplossing. En waarom het wiel opnieuw uitvinden als iemand anders dit misschien al gedaan heeft?

Permalink Antwoord van Anne-Mie Veys op 5 September 2012 op 14.31

Wij hebben al een tijd geleden aanwezige boeken reserveerbaar gemaakt en dat loopt erg vlot. Je ziet dat mensen zeer geregeld gebruikmaken van deze service.

Het vergt zeker de nodige opvolging, omdat inderdaad niemand graag met een boek aan de balie komt dat hij dan toch niet kan meenemen. Wij gaan als volgt te werk:

- in de voormiddag als de bib niet open is, controleren wij één keer de paklijst (afo 418, optie 4) en halen de boeken van het rek en zetten ze klaar op het rek met reservaties

- in de namiddag, of op momenten dat de bib open is, wordt in de uitleen de paklijst regelmatig nagekeken (zo om het uur). De boeken worden meteen uitgehaald en klaargezet.

- een boek dat niet gevonden wordt op het rek, vragen wij via IBL aan in een andere bib. Dit kost de aanvrager niets.

Voor zover ik weet, kun je Vubis niet programmeren om om het halfuur een print te maken van de paklijst. Er moet dus telkens een bibmedewerker zelf het initiatief nemen om de paklijst te gaan nazien. Ik zeg niet dat het hier nooit vergeten wordt, maar echt problemen hebben wij er nog niet mee gehad, en de gebruikers appreciëren deze service wel.

Permalink Antwoord van Jan Collet op 5 September 2012 op 17.43

Ik sluit me aan bij de opmerkingen van Anne-Mie. Kalmthout doet dit al een paar jaren. Nooit problemen gehad (behalve die keer toen een slimmerik merkte dat een andere klant met het door hem gewenste boek onder de arm rondliep en snel een reservatie plaatste ;-). Het controleren van de "paklijst" hebben we geïntegreerd in onze workflow.

 

De opmerking van Patrick is terecht. Het is niet omdat het technisch kan, dat je het ook moet doen. Maar de discussie over prijsdifferentiatie indachtig heeft Kalmthout het reserveren van een boek of film (op de plank) gedefinieerd als een extra dienst, waarvoor bezoekers best bereid zijn om extra te betalen.

 

 

Permalink Antwoord van Patrick Vanhoucke op 6 September 2012 op 8.31

Voor alle duidelijkheid: mijn eerdere antwoord betekent niet dat ik a priori tegen het reserveren (of klaarzetten, want daar komt het dan eigenlijk toch op neer) van aanwezige werken ben. In een kleinere bibliotheek zal dit logistiek een stuk haalbaarder zijn dan in een grote.
Persoonlijk worstel ik wel nog altijd met de vraag, wie voorrang moet krijgen indien een werk nog 'in transit' is (dus vooraleer een bibliotheekmedewerker de kans heeft gekregen het werk uit het rek te halen en het klaar te zetten. Is dat dan de klant die van thuis uit reserveerde, of de klant die met het gewenste werk aan de (zelfuitleen)balie in de bibliotheek staat? In kleinere bibliotheken zal die situatie zich wellicht minder voordoen dan in grote.
Misschien is het volgende redelijk? Als het een betaalde dienstverlening is, dan krijgt de klant die ervoor betaalde het materiaal, ongeacht of iemand er in de bibliotheek mee in zijn handen staat (de ene klant heeft er tenslotte voor betaald, de andere niet). Is het geen betaalde dienstverlening dan kan de klant in de bibliotheek het meenemen, omdat die een inspanning deed zich fysiek naar de bibliotheek te begeven (de inspanning geldt dan als een vorm van betaling, als het ware). Alleszins zul je dergelijke afspraken sluitend in een reglement moeten voorzien, om misverstanden en discussie te vermijden.
Nog een bedenking: wat met klanten die zo'n klaarstaand werk niet komen ophalen? Hoelang blijft het dan niet beschikbaar voor anderen, m.a.w. krijgt de reservering een vervaldatum en is die dan hetzelfde als voor uitgeleende werken die gereserveerd werden? Of korter? Ga je klanten die (bij herhaling) gereserveerde werken niet komen ophalen bijkomend penaliseren? Of calculeer je dit in en maak je het reservatiegeld bij voorbaat voldoende hoog?

Permalink Antwoord van Jan Collet op 6 September 2012 op 10.03

> Alleszins zul je dergelijke afspraken sluitend in een reglement moeten voorzien, om misverstanden en discussie te vermijden.

 

Ik wil Patrick niet tegenhouden, maar in een kleine bibliotheek zoals de onze is dit niet nodig. Er zijn weinig problemen, en die laten zich gemakkelijk uitleggen (medewerker nog geen tijd gehad om boek van de plank te halen enz.). Trouwens, binnen zelfbediening kan een gereserveerd item niet door een andere bezoeker uitgeleend worden.

 

> Nog een bedenking: wat met klanten die zo'n klaarstaand werk niet komen ophalen?

Reservatie staat al klaar? Dan betalen (want wij hebben al wel al het werk gedaan, zoals item van de plank halen, brief of mail opsturen, enz.). Reservatie staat nog niet klaar? Dan moet je zelf annuleren (in de bibliotheek of van thuis uit). Lijkt me logisch. En effectief. Mensen gaan dan bewuster om met reserveren.

 

Nog een bedenking. Sprinters moet je misschien beter uitsluiten van reservatie, want zij zijn toch gericht op impuls"kopers".

Permalink Antwoord van Tim Lerno op 6 September 2012 op 22.54

In Londerzeel staan we dit ook al een tijdje toe, net als verschillende andere PBS-bibliotheken in Vlaams-Brabant.  In Aleph kunnen we één van onze balie-pc's als target definiëren.  Enkele minuten nadat een reservatie geplaatst wordt op een werk dat beschikbaar is (online of door ons) komt er een bonnetje uit de ticketprinter die aan deze pc hangt.  Een medewerker haalt de titel uit het rek en neemt die nog eens in aan de balie.  Er komt opnieuw een bonnetje, waarop ditmaal de 'beschikbaar sinds'-datum is ingevuld, en de lener krijgt een automatische e-mail.   Ook bij ons worden er kosten aangerekend van zodra een werk klaar staat, ongeacht of het tijdig wordt afgehaald of niet.  Momenteel zorgt het automatische ticketje wel eens voor verwarring bij medewerkers, omdat de ticketprinter ook aan de balie gebruikt wordt.  Van zodra onze zelfuitleenbalies actief zijn zou dit probleem moeten verdwijnen.  Tot dusver wordt er niet zoveel gebruik gemaakt van deze service.  De meeste reservaties op aanwezige werken gebeuren nog altijd telefonisch.   

Permalink Antwoord van Ilse Depré op 16 December 2012 op 17.03

In de Bib Leuven laten we het reserveren van beschikbare materialen ook toe. Er wordt wel dezelfde kost aangerekend als voor andere reservaties, nl. € 0,80. Toch is dit een immens succes. Bovendien worden er dagelijks heel wel extra reservaties, vooral cd's en dvd's, verwerkt voor de beide Leuvense gevangenisbibliotheken.

We laten ook toe dat leners een werk uit filiaal A reserveert en afhaalt in filiaal B, wat nog een extra actie vereist.

De werkwijze:

- zodra er een reservatie op een beschikbaar werk via de catalogus wordt gedaan, komt er een aanvraagformulier uit de printer

- zodra er een stapeltje aanvragen klaarligt, zal een medewerker van de reservatieploeg de werken uit de rekken halen. Er is constant minstens één persoon, en vaak zelfs meerdere personen (inclusief een vrijwilliger en leerlinge op leercontract), in de weer om gereserveerde boeken uit de rekken te halen

- op hun bureau worden deze werken, samen met de net teruggebrachte materialen waarop ook reservaties staan, ingescand, waarna er automatisch een mailtje vertrekt naar de aanvrager, of een brief wordt afgeprint voor wie geen mailadres heeft (een zeer kleine minderheid)

- er komt ook een reservatiebrief uit de printer dat in het werk wordt gestoken, met daarop de gegevens van het werk en de naam van de aanvrager (voor het geval meerdere gebruikers aan bepaald werk reserveren, zoals Vijftig tinten grijs op dit moment)

- indien het werk in een filiaal wordt opgehaald, dan wordt het in een speciale bak gelegd. Elke weekdag rijdt de pendelwagen tussen de hoofdbib en de filialen (en bibliobus) om alle werken op de juiste afhaalplaats te krijgen. Pas wanneer het werk op de juiste locatie is aangekomen, krijgt de lener een mailtje dat het kan afgehaald worden

- de werken worden in een open kast vlak bij de onthaalbalie geplaatst, affabetisch op titel. De werken blijven een week beschikbaar, in sommige filialen en de hoofdbib langer.

- gebruikers mogen de gereserveerde werken zelf uit die kast halen en uitlenen via de zelfscan

- indien iemand een werk wil uitlenen dat voor iemand anders gereserveerd is, krijgt hij/zij een foutmelding

Sommige gebruikers blijken wel erg ongeduldig: ze plaatsen een reservatie en komen direct naar de bib, en verwachten dat dus ong. een half uur later het boek al klaar staat op het reservatierek. In de praktijk duurt dat toch even langer.

Begin dit jaar was de reservatieploeg erg onderbemand en hebben we even overwogen om het reserveren van beschikbare materialen terug af te schaffen. Het is erg tijdsintensief, maar onze gebruikers appreciëren de service erg en maken er graag gebruik van.