centrale factuur als alternatief voor betaalautomaat

Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Dirk Hermans op 23 Juni 2014 op 11.21

hallo,

Ons bibliotheeksysteem genereert automatisch een "factuur" dat gemaild wordt naar mensen die meer dan 3 maand niet "financieel" actief zijn in de bib en die nog een openstaand saldo hebben.  Via die mail wordt de mogelijkheid geboden de rekening te vereffenen via onze bankrekening bij Belfius.

Via Belfius online banking heb je dan de mogelijkheid om een  bestand te downloaden dat alle gegevens bevat van de binnengekomen betalingen.  Deze kunnen we dan weer automatisch binnenhalen in ons bibliotheeksysteem  (download file is een soort tekstbestand) . maandelijks wordt dan automatisch het geld van onze rekening versast naar de algemene rekening van de gemeente.

voordeel is dat je op deze manier dus ook achterstallen kan recupereren van mensen die "momenteel" niet meer naar de bib komen...

grtz.

Dirk

http://bib.boutersem.be

Permalink Antwoord van Karlien Brysbaert op 23 Juni 2014 op 11.24

Dankjewel, Dirk.

Met welk bibliotheeksysteem werken jullie?

Permalink Antwoord van Dirk Hermans op 23 Juni 2014 op 11.42

tja  ..  da's misschien een beetje het probleem  ..  wij gebruiken een zelf ontwikkeld bibliotheeksysteem.  (gebaseerd op een commercieel database systeem, Filemaker Pro )  ..  dus voor ons was het nogal makkelijk om dit in te bouwen in de software.  indien we aan iets denken dat interessant zou zijn om bij te bouwen  dan doen we dat ook.  We hoeven dus niet te wachten op de goodwill van één of andere software leverancier om dit in een volgende release bij te bouwen..

Maar als wij, niet profesionele software ontwikkelaars zijnde, dat kunnen dan moet dat voor de Vubissers en andere Alephers toch een"piece of cake" zijn om dit in te bouwen ....  ;-)

grtz.

Dirk

Bijlagen:

• bank.jpg, 78 kB

Permalink Antwoord van Antoon Verbeke op 24 Juni 2014 op 10.36

Beste Karlien,

ik geloof dat Jabbeke op een systeem met facturatie werkt. PBS-West-Vlaanderen en Vubis: juiste werkwijze en mogelijkheden ken ik niet.

Permalink Antwoord van Annemie Pijcke op 24 Juni 2014 op 10.48

Toen wij overschakelden naar zelfbediening, hebben we gekozen om NIET met een betaalautomaat te werken. We hadden amper 300 euro inkomsten/maand en kozen voor het gloednieuwe PingPing (betalen via gsm). Dit bleek echter veel omslachtiger voor de klanten dan verwacht, waardoor het niet echt van de grond kwam. Ondertussen hebben we dat contract opgezegd en betaalt iedereen zijn boetes en sinds september ook het nieuw ingevoerde lidgeld aan de infobalie.

We hebben een eigen bibrekening zodat grotere bedragen (we hebben geen Bancontact) kunnen overgeschreven worden. Het is ook makkelijk om aan kinderen een overschrijvingsformuliertje mee te geven waarop we de betaalgegevens al invullen zodat de ouders het snel in orde kunnen brengen. Wij zijn niet zo geavanceerd als in Boutersem en moeten de inkomsten zelf in het oog houden en vervolgens in Bidoc registreren. Dat vraagt wekelijks maximum een 10 minuutjes werk. Valt dus mee.

Om te vermijden dat klanten hun openstaande schuld tot in het oneindige laten openstaan, mailen we per kwartaal een 'betalingsherinnering' aan klanten die meer dan 5 euro schuld hebben. In die mail vragen we om binnen de maand te betalen via overschrijving. De meeste klanten reageren snel. Van degene die dit niet doen, maken we de gegevens over aan de Financiële Dienst om facturen op te maken. In ons geval gaat het om een 10-tal facturen per kwartaal. Meestal voor bedragen tussen de 5 en 15 euro. Als er daar dan tussen zitten, die dan nog niet betalen en maningen moeten krijgen, zelfs de gerechtsdeurwaarder, vraag je je wel af of het al die administratieve rompslomp wel waard is.

Wij proberen dus zo laat mogelijk de Financiële Dienst in te schakelen. Ook omdat het naar de klanten toe minder agressief overkomt.

Bib Hoeilaart