opmaken werkroosters en regelen vervangingen

Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Erika De Backer op 7 Mei 2014 op 9.01

Beste An, 

Zijn jullie ook open onder de middag en moeten jullie dus ook nog een middagpauze in rekening brengen? Of sluiten jullie en is dit probleem niet aan de orde?

Wij werken in Aalst met Ortec. Naar mijn mening een veel te zwaar programma om een dienstregeling mee te regelen. Ik wil je hierover wel eens mailen als je dat zou helpen.

Met vriendelijke groeten, 
Erika

Permalink Antwoord van An Verstraeten op 7 Mei 2014 op 9.28

Tijdens de middag zijn we inderdaad open, dus moeten we ook nog 2 shifts inplannen tussen 12u en 13u.

 

Permalink Antwoord van Katelijne Vercaemer op 7 Mei 2014 op 10.09

Beste An,

een werkrooster is een complexe zaak!

Wij hebben een vast schema in 3 verschillende weken. Zo weet iedereen hoe hij de rest van het jaar zal werken (ongeveer toch) en kunnen de mensen zelf plannen.

Vuistregels bij de opmaak van het werkschema waren:

- uitleenshifts van max. 3u

- altijd 2 mensen front office, met minstens 1 back up back office

- er is tijd voorzien voor overdracht tussen twee shifts

Iedereen werkt met glijtijden. Wij gebruiken Captor als prikklok. Het werkschema zelf is opgemaakt in Excel, en met iedereen gedeeld via Google Drive.

Bij een verlofaanvraag zoekt iedereen zelf een vervanging. Verlof kan pas goedgekeurd worden als er ook vervanging is. Enkel voor het groot verlof wordt de puzzel gemaakt door de leidinggevenden. Dit wordt pas goedgekeurd als de puzzel rond is...

Ter info: wij werken met 9,7 FTE. We zijn 30u open in de hoofdbib, en hebben nog 3 uitleenposten die ook elk 6u open zijn voor het publiek.

vriendelijke groeten,

Katelijne.

Permalink Antwoord van Diana Berg op 7 Mei 2014 op 10.47

Wij werken bij IveBiC Hemiksem-Schelle gewoon met Excel voor alles wat de roosters betreft. Wij rekenen op  9-10 werknemers.

Iedereen heeft zijn/haar vaste rooster, met één vaste avond. Per avond heb je altijd 2 vaste medewerkers, en de avond loopt van 18 tot 20u.  Ik maak in het begin van het jaar een heel jaarplanning; een excel-file met 12 tabbladen waar telkens een maand instaat. Als je de vaste roosters voorhanden hebt, is het vooral en kwestie van knippen en plakken.

Dit rooster wordt afgedrukt (op 3xA3 en aan mekaar geplakt), en op het bureau gehangen. Telkens de huidige en de volgend maand. Hierop noteer ik dan manueel bv wie welke zaterdag doet (wordt ook voor een heel jaar al gepland in excel, men wisselt onderling indien nodig) en waar er vervanging nodig is. Ziektes en vakanties worden hier ook met een pen genoteerd.

Overdag (we zijn meestal open tussen 16 en 20u en op woensdag 10-12 en 13-20) verdelen we het over de beschikbare personen. Dit gebeurt dagelijks in overleg en werkt prima. Er staan ook niet meer mensen dan nodig aan de balie, soms sta je alleen; soms met twee. Aangezien de andere collega's backoffice doen op dat moment, kan je rap even bellen als je hulp nodig hebt.

Onze "shifts" liggen dus niet vast; als je de ene dag wat minder of meer personeel ter beschikking hebt, sta je daar naargelang langer of korter aan de balie. Logisch. Vaak staan we maar een uur aan een stuk.

Vervangingen (hetzij vakanties/ziektes/cursussen...)  worden ook zo snel mogelijk in een apart excel-sheet genoteerd, en op het prikbord opgehangen zodat iedereen kan zien wanneer er volk nodig is. Als je kan vervangen noteer je je naam. Hier reken je natuurlijk op de eerlijkheid en solidariteit van alle collega's, heel belangrijk dat je dat kan..

Mocht er een datum naderen waarin zich nog niemand heeft gemeld om te vervangen, stuur ik een extra mail om iedereen eraan te herinneren. Hetzelfde als er iemand plots ziek valt natuurlijk.

Een hele lange uitleg, ik hoop dat je er iets aan hebt..

Maar, kort samengevat; bij ons werkt onderling overleg nog altijd het beste.

-En Excel. :-)

Succes!

 

Groetjes,

Diana

Permalink Antwoord van Ilse Depré op 7 Mei 2014 op 14.26

In Leuven hebben we verschillende standaardroosters:

- roosters voor logistiek (voorsorteren en wegzetten van ingeleverde werken): aparte ploeg van 8 personen, inclusief pendelwerking (van éne filiaal naar andere rijden om reservaties en ingeleverde werken terug te brengen)

- rooster voor de filialen en bibliobus: in elk filiaal 2 personen (uitzonderlijk 1 als het moment en de bezoekersaantallen dat toelaten)

- rooster voor het onthaal en ticketing (wij doen ticketverkoop van cultuurcentrum): 2 personen onthaalbalie, 1 persoon Digilab (apart pc-lokaal), 1 persoon tickettelefoon, 1 persoon backoffice tickets, 1 persoon minstens voor reservaties, 1 persoon 'vliegende' (oa inspringen middagpauzes)

- rooster voor infobalies: drie balies altijd bemand, eentje soms - verdeeld over alle overige medewerkers (die niet in filialen of permanent aan onthaal werken), en aantal uren afhankelijk van taken en percentage (catalografen doen gemiddeld 2u, medewerkers aanbodbeheer 5u, medewerkers publiekswerking 10u, tenzij ze LBO hebben, dan is het een percentage van dat getal) - elke dag is er ook iemand reserve (om in te springen bij zieken, iedereen is 1 dag om de drie weken reserve)

- rooster voor zaterdagen: 1 zaterdag om de drie weken werken, rooster wordt opgemaakt in december voor heel jaar, medewerkers kunnen wisselen

- rooster voor avonddiensten: in december voor heel jaar opgemaakt, afhankelijk van dienst 1 avond om de 4 tot 8 weken, wissels zijn mogelijk

Op basis van bovenstaande sjablonen wordt elke week het rooster voor twee weken erna opgemaakt. Wie overdag vakantie neemt, vergaderingen heeft of andere afspraken waardoor een voorziene baliedienst niet kan uitgevoerd worden, geeft dat dus twee weken op voorhand door - de diensthoofden maken dan de roosters op en puzzelen (ev. reserve inschakelen). Roosters voor vakanties worden ver op voorhand gemaakt (grote vakantie gemaakt in maart) en die wijken soms erg af van het basisrooster, omdat meerdere collega's tegelijk verlof hebben.

Alles gebeurt manueel. Mijn werkwijze is:

1. Sjabloon infobalies openen

2. In prikklok (wel elektronisch) nakijken wie vakantie/recup aanvraagt en wie niet - collega's met vakantie schrappen in sjabloon - afspraak is om recup (overuren) bij voorkeur te nemen op dagen dat men volgens het sjabloon niet aan de balie zit, vakantie op een 'baliedag' kan wel

3. Nakijken of er wissels zijn bij de reserves of avonddiensten, en of er collega's zijn die vergaderingen of andere afspraken hebben doorgegeven (studiedagen, speciale activiteiten waar hun hulp nodig is, ...) - die ook aanpassen of schrappen

4. Reserves laten inspringen waar nodig, indien we er dan niet komen navragen of er andere wissels kunnen of collega's extra kunnen inspringen, of eventueel vakantie op andere dag bij grote problemen

5. Rooster finaliseren en op intranet publiceren

Onze personeelsdienst had zelf iets ontwikkeld om het ons makkelijker te maken, een soort excel-view op de prikklok waarmee je sneller zou moeten werken, maar ik heb toch het gevoel dat er steeds een menselijke factor nodig is, om bepaalde afwegingen te maken wanneer er meerdere mensen afwezig zijn, en we zijn ondertussen gestopt om via die tool te werken, en doen terug alles manueel. Dat lijkt me ook sneller te gaan.

Mvg

Ilse

Het systeem met de reserves gebruiken we nu een jaar en maakt het opstellen van de roosters veel sneller. Vroeger hadden we een reserve per blok (2 tot 3u), waardoor er vaak 3 tot 4 mensen 'reserve' waren per dag (elke week opnieuw) en geen recup konden nemen. Nu is er 1 reserve per dag (om de drie weken per persoon), waardoor collega's sneller overuren kunnen opnemen. 

Permalink Antwoord van Ingrid Van Erwegen op 8 Mei 2014 op 16.25

Dag An

In het verleden stak een staflid ook veel tijd in het opmaken van het wekelijks balierooster. Afhankelijk van afwezigheden, verloven e.d. werd de FO-dienstverlening zo eerlijk mogelijk verdeeld onder de aanwezige medewerkers. Dus iedereen had een variabele weekplanning en sommigen werkten meer FO dan BO.

Na veel overleg in een interne werkgroep, werken we sinds een jaar met vaste baliemomenten per medewerker. Iedere mw doet per week een drie- tot viertal baliediensten van twee tot maximum drie uur. Er werd hierbij al preventief rekening gehouden met zaterdagcompensaties (vast moment). De zaterdagploegen zijn ook vaste ploegen. Voordeel: iedereen kent perfect zijn/haar planning op lange termijn, wat niet wil zeggen dat er geen verlof mag genomen worden op de vaste zaterdag. Dit gebeurt in de praktijk zelden of nooit, men regelt dan meestal zelf een wissel.

In het balierooster is er sprake van onthaal- en wimbalie, iedereen passeert in de loop van de week langs elke balie. Elke schift is er iemand anders verantwoordelijk voor het op- of afzetten van alle apparatuur, lichten en deuren, koffie en thee voor in het leessalon.

Er worden op drukke momenten (maandag en woensdagnamiddag) vier medewerkers ingezet en op alle andere momenten drie.

Als een medewerker een dag verlof neemt, vragen we dat die zelf voor een wissel zorgt. Als er meer dan een dag verlof wordt genomen, zorgt een stafmedewerker voor het invullen van de lege velden. Het vakantierooster wordt drie maanden op voorhand ingevuld met de vaste baliemomenten. De dagen dat iemand verlof heeft, blijven open. In een tweede (tot derde)ronde worden die lege velden ingevuld door het hele team, ook de stafleden doen extra balie.

We ervaren deze manier van werken als positief, maar we beseffen ook dat zulk concept staat of valt met de personele middelen die er zijn. In de nabije toekomst zullen we dit waarschijnlijk moeten bijsturen, omdat er de komende jaren medewerkers op pensioen gaan, en die worden niet vervangen.

(Wij werken met de tijdsregistratie van GET en met stamtijden).

Ik wil je desgewenst graag meer toelichting geven. Succes ermee!

Ingrid

 

Permalink Antwoord van Roger Boeken op 8 Mei 2014 op 18.50

http://www.shiftkalender.be/index.html: bezettingskalenders

http://www.abc-roster.com/: gratis software

je kan minimum bezetting opgeven

je kan opgeven wanneer iemand niet kan/max aantal uren per week etc...

vergt wel wat bestudering in het begin, maar als het simpel was had je er ook geen software voor nodig ..

http://www.rosternet.com/buy.html betalende software , nog niet geprobeerd