Beheer ontmoetingscentrum zonder conciërge: hoe doen jullie het?

Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Freek Rombouts op 20 Augustus 2018 op 16.01

Dag Cindy, 

We werken met 2 voltijdse zaaltoezichters (onderhoud, toezicht, openen en sluiten) en 1 halftijdse zaalbeheerder (administratief opvolgen van de reservaties) voor 4 ontmoetingszalen in de 4 deelgemeenten. We hebben ook nog enkele uren poetshulp. De toezichters werken erg onregelmatig maar hebben hier geen probleem mee. We denken er wel aan om voor het weekend te gaan werken met een weekendtoezichter (via de nieuwe regeling van bijklussen). We hopen ook nog wat extra poetsuren vast te krijgen. 

We schakelen nu over naar een online reservatiemodule waarbij de klant zelf de beschikbaarheid kan zien en een reservatie aanmaken. Hiermee hopen we wat tijd te winnen voor de zaalbeheerder. 

Groeten,

Freek Rombouts

Permalink Antwoord van sylvie anzempamber op 21 Augustus 2018 op 16.40

Dag Cindy

Wij hebben diverse systemen die geen goede voorbeelden zijn :D

- zaalverhuur CC gebeurt door het CC. Openen en sluiten gebeurt door de concessionaris van het café die tegelijk dus concierge is.

- zaalverhuur evenementenhal gebeurt door de dienst evenementen. De huurder moet de sleutel komen afhalen. Dat is tegelijk een check en rondgang van de infrastructuur

- 8 ontmoetingscentra in evenveel dorpen: agenda en sleutelbeheer gebeurt door zaalverantwoordelijken die hiervoor  een vrijwilligersvergoeding van ongeveer 80 euro per maand krijgen. Dit verloopt eigenlijk wel goed, al lijkt het archaisch.

Het plan is wel om het verhuur van alle sociaal-culturele infra te centraliseren in het CC via Yesplan (nu aan het implementeren in het CC). Bij de bouw van nieuwe zalen gaan we zoeken naar een passend badgesysteem; We bekijken momenteel ook of we een aantal oudere gebouwen ook kunnen voorzien van een badgesysteem. De klant zou dan online kunnen reserveren en ook makkelijk binnen geraken. De zaalverantwoordelijken in de dorpen willen we behouden als lokale contactpersoon. We willen hen wel ontlasten van de administratie en 'loping' die ze nu hebben.

We zijn nog zo ver niet. Er is intern ook discussie over Yesplan...

De kostprijs weegt niet op tegen de vrijwilligersvergoeding die we aan de zaalverantwoordelijken betalen, zo vinden sommigen.

Sport: er komt een nieuw zwembad en een tweede sporthal op de site van de oude sporthal. Dat zal met badges zijn (en met Recreatex)

Aan alle zalen zijn een aantal stedelijke poetsuren gekoppeld.
Groet

Sylvie

Permalink Antwoord van Cindy Van den Heuvel op 23 Augustus 2018 op 13.20

Bedankt!

Freek Rombouts zei:

Dag Cindy, 

We werken met 2 voltijdse zaaltoezichters (onderhoud, toezicht, openen en sluiten) en 1 halftijdse zaalbeheerder (administratief opvolgen van de reservaties) voor 4 ontmoetingszalen in de 4 deelgemeenten. We hebben ook nog enkele uren poetshulp. De toezichters werken erg onregelmatig maar hebben hier geen probleem mee. We denken er wel aan om voor het weekend te gaan werken met een weekendtoezichter (via de nieuwe regeling van bijklussen). We hopen ook nog wat extra poetsuren vast te krijgen. 

We schakelen nu over naar een online reservatiemodule waarbij de klant zelf de beschikbaarheid kan zien en een reservatie aanmaken. Hiermee hopen we wat tijd te winnen voor de zaalbeheerder. 

Groeten,

Freek Rombouts

Permalink Antwoord van Cindy Van den Heuvel op 23 Augustus 2018 op 13.22

Ongelofelijk dat jullie dat klaar krijgen met vrijwilligers!

Bedankt alvast voor het delen van de info.

sylvie anzempamber zei:

Dag Cindy

Wij hebben diverse systemen die geen goede voorbeelden zijn :D

- zaalverhuur CC gebeurt door het CC. Openen en sluiten gebeurt door de concessionaris van het café die tegelijk dus concierge is.

- zaalverhuur evenementenhal gebeurt door de dienst evenementen. De huurder moet de sleutel komen afhalen. Dat is tegelijk een check en rondgang van de infrastructuur

- 8 ontmoetingscentra in evenveel dorpen: agenda en sleutelbeheer gebeurt door zaalverantwoordelijken die hiervoor  een vrijwilligersvergoeding van ongeveer 80 euro per maand krijgen. Dit verloopt eigenlijk wel goed, al lijkt het archaisch.

Het plan is wel om het verhuur van alle sociaal-culturele infra te centraliseren in het CC via Yesplan (nu aan het implementeren in het CC). Bij de bouw van nieuwe zalen gaan we zoeken naar een passend badgesysteem; We bekijken momenteel ook of we een aantal oudere gebouwen ook kunnen voorzien van een badgesysteem. De klant zou dan online kunnen reserveren en ook makkelijk binnen geraken. De zaalverantwoordelijken in de dorpen willen we behouden als lokale contactpersoon. We willen hen wel ontlasten van de administratie en 'loping' die ze nu hebben.

We zijn nog zo ver niet. Er is intern ook discussie over Yesplan...

De kostprijs weegt niet op tegen de vrijwilligersvergoeding die we aan de zaalverantwoordelijken betalen, zo vinden sommigen.

Sport: er komt een nieuw zwembad en een tweede sporthal op de site van de oude sporthal. Dat zal met badges zijn (en met Recreatex)

Aan alle zalen zijn een aantal stedelijke poetsuren gekoppeld.
Groet

Sylvie

Permalink Antwoord van Cindy Van den Heuvel op 23 Augustus 2018 op 14.02

Dag An

Bedankt voor de info!

Onze conciërges staan in voor de volledige verhuur en het beheer (excl. schoonmaak) en toezicht van de infrastructuur. Elke infrastructuur heeft een inwonende conciërge en een team van poetspersoneel. Op zich zijn wij in het verleden altijd tevreden geweest over deze werking. Maar we stellen ook vast de functie te belastend wordt voor de conciërges omwille van zeer onregelmatige werkuren en (vaak te) weinig rustperiodes. Bovendien hebben zij als gemeentepersoneel ook recht om hun vakantie op te nemen terwijl de infrastructuur open is dus moeten we regelmatig vervangers zoeken. Daarnaast voelen we ook steeds meer politieke druk om de infrastructuur max. te benutten zodat zelfs de vaste sluitingsperiodes op de helling komen. Eén extra voltijdse ‘vliegende’ conciërge kan het verlof (en extra rust) van de collega conciërges op de verschillende locaties wel opvangen maar we vrezen dat ook dit snel onvoldoende zal zijn. Voor we beslissen moeten we ook over taken, verantwoordelijkheden, infrastructuuraanpassingen en zelfs andere vormen van beheer durven nadenken.

Als je bijkomende info wil mag je mij ook altijd bellen!

Groetjes

Cindy

An Plessers zei:

Hallo,

Wij werken met drie deeltijdse 'huisbeheerders' voor twee locaties. De reservaties worden bij ons in het vrijetijdsloket gemaakt (loket in het gemeentehuis). De verdere opvolging verloopt via de huisbeheerders. Concreet houden zij zich (onder meer) bezig met de drankbestelling, stock, openen en sluiten, hulp bij gemeentelijke activiteiten... Ze worden ingepland obv activiteiten en werken dus heel flexibel. Op één locatie hebben we een cafetaria. Wanneer de huisbeheerder niet aanwezig is, kunnen gebruikers daar hun sleutel komen halen. Verder op beide locaties ook nog poetsuren (uitgevoerd door poetsdames). Ook wij schakelen binnenkort over op online reservatemodule. We rekenen erop dat dit de adminstratie en onderlinge communicatie vergemakkelijkt (vb. huisbeheerder kan nu niet in de reservatiesoftware). Midden volgend jaar sluit ons grootste centrum voor een grondige verbouwing (geschatte duurtijd: 2 jaar). Het kan zijn dat we daarna met een conciërge werken, dus ik ben ook wel benieuwd wat jullie ervaringen in Kasterlee hiermee zijn. Advies is altijd welkom :-)

Veel succes!

Groeten,

An Plessers

Gemeente Hechtel-Eksel

Permalink Antwoord van sylvie anzempamber op 19 April 2019 op 16.36

@Freek: met welke software voor zaalverhuur zijn jullie gestart?

Cindy Van den Heuvel zei:

Bedankt!

Freek Rombouts zei:

Dag Cindy, 

We werken met 2 voltijdse zaaltoezichters (onderhoud, toezicht, openen en sluiten) en 1 halftijdse zaalbeheerder (administratief opvolgen van de reservaties) voor 4 ontmoetingszalen in de 4 deelgemeenten. We hebben ook nog enkele uren poetshulp. De toezichters werken erg onregelmatig maar hebben hier geen probleem mee. We denken er wel aan om voor het weekend te gaan werken met een weekendtoezichter (via de nieuwe regeling van bijklussen). We hopen ook nog wat extra poetsuren vast te krijgen. 

We schakelen nu over naar een online reservatiemodule waarbij de klant zelf de beschikbaarheid kan zien en een reservatie aanmaken. Hiermee hopen we wat tijd te winnen voor de zaalbeheerder. 

Groeten,

Freek Rombouts