Facturatie na laatste aanmaning

Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Sandra Segers op 13 Januari 2017 op 11.35

Beste Mieke,

Wij maken al een factuur op bij de laatste aanmaning (3de), wordt ook aangetekend verstuurd.

Factuur wordt door de bib zelf gemaakt, alsook de opvolging van de betaling. Bij niet betalen wordt er nog een allerlaatste brief verzonden, daarna verhuist het dossier naar de financiële dienst en doen zij de opvolging.

Met vriendelijke groet,

Sandra Segers

Bib Willebroek

Permalink Antwoord van Saskia Schepers op 13 Januari 2017 op 11.39

Hey Mieke

Wij sturen eerst drie aanmaningen naar de klanten.

Daarna gaat de factuur naar onze dienst financiën.

Ze verwittigen ons telkens als een factuur opgestuurd wordt, dan moeten we immers 12,50 euro kosten in ons uitleensysteem toevoegen.

De factuur worden bijna altijd zonder morren betaald. Wie niet betaalt, krijgt uiteindelijk de deurwaarder over de vloer.

We blokkeren in ons uitleensysteem de klant zodat hij niets meer kan uitlenen en ook niet aan de automaat kan betalen.

Helaas kunnen ze dan wel nog de boeken inleveren.

Als dat gebeurt, verwittigen we de dienst financiën en wordt er een creditnota opgemaakt voor de kostprijs van de boeken, de resterende boete moet dan nog wel betaald worden.

groetjes

Saskia

Bib Heusden-Zolder

Permalink Antwoord van Marijke Dierickx op 13 Januari 2017 op 11.48

Hallo,

Aangetekende maningen en deurwaardersexploten worden volledig door de financiële dienst opgevolgd en gefactureerd.

Uitzondering:

Wij maken zelf facturen op voor leners die hun boeken inleveren via de inleverschuif (en dus een - beperkte - openstaande boete hebben).

Wij gebruiken daarvoor  het nummer van de bancontactrekening welke ik dagelijks kan nakijken.

Wie die boete via deze weg niet betaalt, wordt verder opgevolgd door de financiële dienst (stap 1 aangetekende brief - stap 2 deurwaarder).

Succes!

Marijke (Bib Temse)

Permalink Antwoord van Carine Van Lierde op 13 Januari 2017 op 11.56

In Zulte volgen we deze stappen

- rappel 1 via mail

- rappel 2 en 3 via post

- rappel 4 wordt aangetekend verstuurd

- rappel 5 is een brief met overschrijvingsformulier vanuit de bibliotheek

- rappel 6 wordt aangetekend verstuurd vanuit de financiële dienst

- deurwaarder

Permalink Antwoord van Inger Vermeersch op 13 Januari 2017 op 12.01

Dag Mieke

Ook wij werken met factuur. We volgen het retributiereglement van de gemeente.

Procedure:

- een attendering (voor wie een mailadres heeft)

- 1 rappelbrief (gratis)

- 4 weken te laat: gegevens naar financiële dienst, materialen worden aangerekend en afgevoerd

- financiële dienst: maakt de factuur op, stuurt een herinnering, daarna aangetekende factuur, daarna deurwaarder

Traject openstaande bedragen:

- herinneringsmail of -briefkaart door bib

- factuur door financiële dienst...

Groetjes

Inger

Bib Bredene

Permalink Antwoord van Veerle Stoffelen op 13 Januari 2017 op 12.06

Dag Mieke, 

Vanuit Brocade sturen we de lener verschillende maningen om materialen terug te brengen. Na de laatste maning volgt nog een allerlaatste brief vanuit de bib om tegen een bepaalde dag de boeken in te leveren en de kosten te betalen.

Als de klant na die laatste maning uit de bib z'n boeken niet inlevert, stellen wij via het boekhoudpakket van de gemeente een factuur op (administratiekost 20 euro + boetes + vervangwaarde van de niet-teruggebrachte materialen). Vanaf dan gebeurt de verdere opvolging van de factuur volledig door onze financiële dienst (rappels, eventueel laatste rappel en deurwaarder). De lener kan enkel nog met overschrijving betalen, dus niet meer in de bib. Wij blokkeren de lener in ons systeem zodat hij niets meer kan ontlenen tot hij z'n factuur betaald heeft. Via het boekhoudpakket (Alfa) kunnen wij opvolgen welke facturen betaald zijn. Zo kunnen we de leners die betaald hebben deblokkeren.

Groetjes uit Edegem, veerle

Permalink Antwoord van Joachim op 13 Januari 2017 op 14.36

In Kortenberg hebben we juist onze boeteadministratie aangepakt. We zouden het vanaf nu als volgt willen doen:

- eerst worden drie aanmaningen verstuurd per post of per e-mail

- dan volgt een laatste aanmaning die aangetekend verzonden wordt, de lener kan dan nog vier weken het geleende materiaal terugbrengen

- na vier weken voeren we dit materiaal af en zijn de kosten definitief voor de lener, de kostprijs van de aangetekende zending en boetes moeten uiteraard ook betaald worden.

- blijven de kosten dan nog enkele maanden onbetaald, dan stellen we zelf een factuur op.

- blijft deze factuur onbetaald, dan wordt geval per geval voorgelegd aan het schepencollege, deze kan beslissen al dan niet een deurwaarder in te schakelen.

De financiële dienst komt dus nergens in tussen, we volgens alles zelf op en maken zelf de facturen aan.

Permalink Antwoord van Ruth Lambert op 17 Januari 2017 op 10.45

Dag Mieke

Wij maken gebruik van de financiële dienst voor de facturatie van materialen die 9 weken te laat zijn. De procedure is als volgt:

1. Attendering via e-mail

2. 2 herinneringen via e-mail (of post als er geen e-mail gekend is)

3. Ik maak de factuur op in het facturatieprogramma van de stad (Alfa). De lener is vanaf dan geblokkeerd, de materialen worden van de kaart gehaald om de boete stop te zetten. Op de factuur komt de prijs van de materialen en de boetes te staan. De lener kan ten allen tijde zijn materialen terugbrengen, zelfs als de deurwaarder al ingeschakeld is. Gevolg is wel veel controlewerk voor mij. Is het materiaal teruggebracht dan maak ik een creditnota op. De boetes kunnen via overschrijving betaald worden of aan de betaalautomaat. Als het via overschrijving gaat dan zie ik dat in Alfa e pas ik het in Vubis aan.

4. De verdere opvolging gaat via de financiële dienst. Na een maand krijgen ze een aanmaning, is het na een maand nog niet in orde dan krijgen ze krijgen ze een tweede herinnering, na een maand een aangetekend schrijven. Is het dan nog niet in orde, de deurwaarder. Heel die procedure duurt gemakkelijk een klein jaar. De lener krijgt in Tielt veel kansen om materialen terug te brengen en de boetes te betalen. Voor mij is het wel veel controlewerk, dat geef ik wel mee voor de volledigheid.

5. Daarnaast maken wij ook facturen voor leners die hun boetes, leengelden, prints, fotokopieën,.. niet betaalden. Na 6 maanden maak ik ook voor hen een factuur op en die volgt dezelfde weg als punt 3 en 4.

Groetjes

Ruth uit Tielt

Permalink Antwoord van elke vandewalle op 13 Mei 2019 op 9.54

Dag Saskia, 

Hoe voeren jullie die 12.5 kosten in in Vubis? 
Wij zoeken een manier om onze kosten van aangetekende zending (€20) te koppelen aan de lenersadministratie....

Vriendelijke groeten,

Elke Vandewalle

Bibliotheek Kortemark

Saskia Schepers zei:

Hey Mieke

Wij sturen eerst drie aanmaningen naar de klanten.

Daarna gaat de factuur naar onze dienst financiën.

Ze verwittigen ons telkens als een factuur opgestuurd wordt, dan moeten we immers 12,50 euro kosten in ons uitleensysteem toevoegen.

De factuur worden bijna altijd zonder morren betaald. Wie niet betaalt, krijgt uiteindelijk de deurwaarder over de vloer.

We blokkeren in ons uitleensysteem de klant zodat hij niets meer kan uitlenen en ook niet aan de automaat kan betalen.

Helaas kunnen ze dan wel nog de boeken inleveren.

Als dat gebeurt, verwittigen we de dienst financiën en wordt er een creditnota opgemaakt voor de kostprijs van de boeken, de resterende boete moet dan nog wel betaald worden.

groetjes

Saskia

Bib Heusden-Zolder

Permalink Antwoord van Inger Vermeersch op 13 Mei 2019 op 17.32

Wij voeren dit in via AFO 494- Beheer artikelen. Daarna kan je  de maningskosten aanrekenen via verkoop AFO 411/?L

Wij ontvangen eerst het openstaand bedrag, omdat we een factuur laten uitschrijven waarbij ook andere openstaande bedragen aangerekend worden. Dit ontvangen we met een speciale code zodat deze niet bij de kasontvangst gerekend wordt. Daarna rekenen we de factuur aan. Als je * invoert bij de prijs van je artikel in AFO 494/Beheer artikelen, kan je met een variabel bedrag werken.