Dag collega's 

Wij zijn hier in Herentals volop bezig met de opleidingen om te werken met Wise.

Een vraag die bovenkomt naar aanleiding van berichten rond financiën:

Blijkbaar raadt CC aan om berichten die na een hele tijd nog van pas kunnen komen op een aparte/externe plaats te bewaren.

Dit lijkt ons een heel karwei. 

Maar wel noodzakelijk om een duidelijk en sterk financieel dossier op te stellen, indien nodig.

Hoe doen jullie dit in jullie bib?

We zijn benieuwd! :-)

Weergaven: 237

Berichten in deze discussie

Beste collega

Ik weet niet helemaal precies wat je bedoelt, maar wij slaan een kopie van elke nota en factuur op in pdf. Die komen in het dossier voor de deurwaardersprocedure terecht, bij leners die in gebreke blijven.

met vriendelijke groeten

Karla De Greeve

bibliotheek Maaseik

Dag Karla

Bedankt  voor je antwoord.

Het gaat inderdaad om de manier waarop zulke berichten bewaard worden, om er indien nodig naar terug te kunnen grijpen.

Gezien de omvang van onze bib lijkt dit een hele klus te worden, en een serieuze belasting van de virtuele ruimte.

Hoe behoud je het overzicht over al die informatie? Slaan jullie de bestanden individueel op per klant of per datum?

Wij slaan deze bestanden op per datum. We moeten er enkel naar teruggrijpen bij leners waarvan we het dossier overdragen naar de financiële dienst voor deurwaardersprocedure. Gelukkig stelt het gros van de leners zich eerder in orde. Bij ons gaat het niet om veel nota's//facturen. De leners ontvangen immers eerst twee herinneringsmails.

met vriendelijke groeten

Karla De Greeve

Hilde Van Rooy zei:

Dag Karla

Bedankt  voor je antwoord.

Het gaat inderdaad om de manier waarop zulke berichten bewaard worden, om er indien nodig naar terug te kunnen grijpen.

Gezien de omvang van onze bib lijkt dit een hele klus te worden, en een serieuze belasting van de virtuele ruimte.

Hoe behoud je het overzicht over al die informatie? Slaan jullie de bestanden individueel op per klant of per datum?

Dag Karla

Dat zou bij ons ook het geval zijn. Wij voegen nu echter wel alle briefwisseling (inclusief herinneringsmails) toe aan het dossier voor de financiële dienst.

Uiteraard hopen we ook dat de meeste van onze klanten zich niet te veel gaan misdragen en hun materialen op tijd inleveren.

Met vriendelijke groet

Hilde Van Rooy

Dag collega

Wij bewaren geen kopie, omdat je in Wise kan aantonen dat er een brief verstuurd is en voor welk materiaal. Ik kan wel bevestigen dat heel wat dossiers in orde komen vooraleer je de deurwaardersprocedure opstart. Het is ook op dat moment dat we de gegevens doorsturen naar de financiële dienst.

Dag Inge

Bedankt voor je reactie.

Blijft die info lang genoeg beschikbaar in Wise?

Bij ons zou de deurwaardersprocedure pas na ongeveer 3 maanden opgestart worden.

We zijn pas vorig jaar gestart in Wise. Bij dossiers van vorig jaar staan de gegevens er nog: bij registraties-historie zie je wanneer er afgeboekt is en waarvoor. Als je dubbel klikt zie je ook voor welk boek. Bij klantberichten - Nota's- Historie zie je welke brief/mail wanneer verzonden is. 

Wij ondervinden problemen bij leners waarbij de leenhistorie niet bewaard wordt.

De titel van de materialen wordt slechts 3 maanden bewaard.

Daarna kan je niet meer zien over welke materialen het gaat.

Ik vind het een goed idee om de pdf's van de aangetekende maningen te bewaren.

Ik zal dat vanaf nu gaan doen.


Hilde Van Rooy zei:

Dag Inge

Bedankt voor je reactie.

Blijft die info lang genoeg beschikbaar in Wise?

Bij ons zou de deurwaardersprocedure pas na ongeveer 3 maanden opgestart worden.

Bib Lommel gebruikt dezelfde werkwijze als Bib Maaseik (bewaren als PDF en die valt weg als probleem is opgelost OF wordt doorgegeven aan financiële dienst als klant niet reageert) en dit zowel voor de materiaalvergoedingsnota (deurwaarder) als de registratienota openstaande bedragen groter dan 5 euro).

RSS

© 2022   Gemaakt door Kenniskantoor.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden