Verzekeren collectie bibliotheek

Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Patrick Vanhoucke op 16 Juli 2015 op 16.43

In 2010 heb ik een gelijkaardige oefening gedaan voor de collectie van de toenmalige Hoofdstedelijke Openbare Bibliotheek. Bedoeling was om een beeld te krijgen van de waarde van de collectie van de bibliotheek als onderdeel van de materiële vaste activa.

Omdat ik in die periode in de IBW ook les kreeg van Patrick Vanouplines, hoofdbibliothecaris van de Vrije Universiteit Brussel, en omdat hij dit onderwerp in zijn cursus kort aanraakte, ben ik toen bij hem te rade gegaan.

Patrick Vanouplines stelde toen voor om de halfwaardetijden te bepalen voor verschillende onderdelen van de collectie. Met andere woorden: wanneer is de gebruikswaarde van een bepaald collectie-onderdeel gedaald tot de helft. Met die halfwaardetijd kan je de exponentiële formule N(t)=N0*exp(-lambda*t) gebruiken. Daarmee kan je berekenen hoe groot de gebruikswaarde van elk collectie-onderdeel is op elk moment.

Verder dien je dan ook te beslissen tot welke gebruikswaarde je een bepaald item wil vervangen. Wil je het vervangen, dan reken je de aanschaf- of actuele waarde aan. Wil je het niet meer vervangen, dan reken je niets aan. Je moet niet elk item afzonderlijk beschouwen. Neem alle items die in 1 jaar aangeschaft zijn samen. Dat werkt sneller (je kunt dan met de jaarbudgetten rekenen).

Dat was dus allemaal nogal lang geleden en ik heb even moeten zoeken naar wat ik daar toen mee heb aangevangen.

Ter vereenvoudiging ben ik uitgegaan van een levensduur van 5 jaar voor alle media (ongeacht hun aard en inhoud) en van een residuwaarde van 5 procent. Er werd 10 jaar teruggerekend, wat in de literatuur meestal als de maximale (uiterlijke) bewaartermijn wordt gehanteerd voor materialen in een openbare bibliotheek (klassiekers blijven wel langer aanwezig, maar worden meestal tussentijds vervangen door nieuwere edities). De berekening is dan gebeurd op basis van de jaarlijks globaal bestede collectiebudgetten. Bij de berekening is geen rekening gehouden met de kosten voor de mediaverwerking (plastificeren, etiketteren, beveiligingsstrips...) of voor de ontsluiting (catalografie).

Ik heb hier nog een Excel-bestand teruggevonden met de berekening van wat hiervoor beschreven is. Indien je dit wenst kan ik je dit wel afzonderlijk doorsturen.

Permalink Antwoord van Inge Priem op 17 Juli 2015 op 14.53

Dag Patrick, dankjewel voor je reactie. Ik ben geïnteresseerd in je Excel-bestand om inzicht te krijgen in je manier van werken. Stuur je het naar het e-mailadres kceconwest@west-vlaanderen.be?

Permalink Antwoord van Bruno Vermeeren op 27 Juli 2015 op 12.22

De methode die Patrick hierboven beschrijft, is door Patrick Vanouplines uitgebreid toegelicht in zijn bijdrage over financieel beheer in de 'Wegwijzer voor bibliotheken en documentatiecentra', een losbladige uitgave van Politeia.