Maningen per mail en dienstreglement

Sinds enkele maanden zenden we maningsbrieven via e-mail. Voor ons een stuk makkelijker en goedkoper (geen papier- en portkosten) en ook voor de klant is het voordelig (we rekenen geen administratiekosten aan). Enkel de mensen van wie we geen correct e-mailadres hebben, krijgen nog een brief en betalen bovenop de boete de 1 € administratiekost.

Vraag: in het dienstreglement staat dat wie materialen te laat inlevert, boete moet betalen + 1 € administratiekost per maningsbrief. Moeten we er nu aan toevoegen dat leners van wie de bib het correcte e-mailadres heeft, de maning per mail krijgen en geen administratiekost dienen te betalen?

Bedankt voor de zonder twijfel interessante reacties en voorbeelden.

Groeten van Bib Hoeilaart