leenherinneringen via mail

Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Ann Hudders op 28 April 2011 op 18.34

Marleen,

Wij zijn hier vorig jaar in Beernem mee gestart. Als pluspunten kan ik opsommen:

* minder administratief werk

Een mail versturen gaat nietegenstaande je per mail een bevestiging moet geven, toch nog altijd sneller dan een brief plooien en in een envelop steken. De verhoudingen mail/post zijn bij ons bijna fifty-fifty.

* de leners betalen geen portkosten voor de rappels die per mail verstuurd worden (de vierde maning versturen we wel aangetekend)

* Wanneer ze hun mail nog dezelfde dag lezen, en hun werken direct binnenbrengen of verlengen, hebben ze geen boete.

De klanten reageren positief.

Wanneer de mails niet verstuurd kunnen worden, printen we de brief alsnog uit en sturen hem per post op. In de variabele boodschap van de lener vragen we om het e-mailadres te controleren op fouten.

Permalink Antwoord van Bielen Hilda op 29 April 2011 op 9.37

Dag Marleen

Wij hier in Diepenbeek werken met Brocade en sturen 3 dagen op voorhand een herinneringsmail. De klanten geven spontaan hier een positieve reactie op, dit helpt hun blijkbaar heel goed om boete te voorkomen. Wijzigen de emailadressen of zit er een foutje in dan komt de boodschap natuurlijk niet aan en is het aan de klant om dit door te geven aan de bib. Hij/zij zal dat dan bij de volgende boete zeker merken en melden aan de bib.  Brocade zet er ook een melding van in het dossier van de klant zodat wij erop attent gemaakt worden. Sinds februari werken we nu met zelfscanbalies en is deze controle natuurlijk vervallen. Alleen wanneer er handmatig iets moet uitgeleend worden ofzo, verschijnt de klant aan de onthaalbalie en kan het personeel zo'n mededeling zien en aanpassen. Van een volle mailbox hebben we bij mijn nog nooit last gehad. Ik veronderstel dat Cipal daarvan een melding zou kunnen krijgen...??? Zij zullen waarschijnlijk ook een lijst kunnen trekken van de foutieve of niet meer bestaande emailadressen??? Dat moeten we zelf nog eens navragen.... A propos, bij ons kunnen ze hun emailadres zelf aanpassen via onze website...

Permalink Antwoord van Marleen Rome op 29 April 2011 op 9.39

Bedankt voor de feedback! Zijn er ook Vubis bibliotheken die met herinneringen via mail werken?

Permalink Antwoord van Patty Stegen op 29 April 2011 op 10.11

Dag Marleen

 

De bib van Lubbeek is vorige maand begonnen met attenderingen en aanmaningen electronisch te versturen.

Het systeem kan dit perfect aan, en de klanten reageren eveneens aangenaam verrast.

Wij hebben een flyer op de balie gelegd waarin we de klanten erop attent maken dat we met deze service gestart zijn, en waarop ze hun e-mail adres kunnen invullen. Als ze dit formuliertje afgeven aan de balie, wordt hun adres aangevuld in de databank. Op de webopac staat ook een soortgelijke boodschap, maar dan voor de reservaties http://lubbeek.colo.ba.be/webopac/Vubis.csp

 

Veel succes ;-) 

Marleen Rome zei:

Bedankt voor de feedback! Zijn er ook Vubis bibliotheken die met herinneringen via mail werken?

Permalink Antwoord van Annemie Pijcke op 29 April 2011 op 11.04

Dit lijkt me een gebruiksvriendelijke en relatief makkelijke manier om je dienstverlening nog te verhogen.

Zijn er Bidoc-bibliotheken die attenderingen via mail verzenden?

Permalink Antwoord van Bernard Neyens op 29 April 2011 op 11.26

Wij doen hier eerst een testperiode waarin we én een brief én een e-mailbericht sturen. Voorlopig nog een bounce-berichten gekregen.

Permalink Antwoord van Marc Henkens op 29 April 2011 op 16.22

Kampenhout (Bidoc) verzendt sinds vorig jaar juni  zowel verwittiging (7 dagen voor inlerverdatum) als maning per mail..

 

Dit lijkt me een gebruiksvriendelijke en relatief makkelijke manier om je dienstverlening nog te verhogen.

Zijn er Bidoc-bibliotheken die attenderingen via mail verzenden?

Permalink Antwoord van Raf Ermens op 2 Mei 2011 op 12.03

Bibliotheek Lede is sinds januari begonnen met herinneringsmails. Héél positieve reactie, en ook gevoelig gedaalde inkomsten (ondanks het feit dat we onze boete hebben opgetrokken).

In Vubis stond dit duidelijk nog niet op punt (we waren eerste Oost-Vlaamse bib met Vubis die dit doet blijkbaar), maar alles werkt nu eindelijk naar behoren.

Foutbericht bij mailzending wordt bij ons (manueel) vermeld bij de var. boodschap.

Marleen Rome zei:

Bedankt voor de feedback! Zijn er ook Vubis bibliotheken die met herinneringen via mail werken?

Permalink Antwoord van Jan Collet op 3 Mei 2011 op 19.12

Kalmthout gebruikt v-smart en is enkele maanden geleden gestart met herinneringsmails. Hiervoor moest eerst mail merge geïnstalleerd worden. (Rappels, reserveringen enz. werden vroeger al per mail verstuurd.) Alles werkt prima. Een aanrader!

Permalink Antwoord van Stef Blommaert op 6 Mei 2011 op 9.37

Hallo, 

 

In Meulebeke werken we sinds september 2010 met herinneringen via mail (Vubissmart*).  Na wat kinderziektes werkt alles naar behoren met de volgende instellingen en afspraken:

• op aanvraag van de lener ( een campagne tijdens bibweek) met inschrijfformuliertjes
• leners zijn zelf verantwoordelijk voor het beheer van hun mailadres
• herinneringen 1 & 2 mail , 3 &  4 met een brief
• herinnering via mail is gratis
• Alles verloopt via een apart gebruikersprofiel (roaming profiles) waarop iedere medewerker overal kan werken

Positieve resultaten: 

• minder brieven en minder administratie
• sneller
• 600 leners maker er gebruik van (ongeveer 25%)
• vrij weinig "dode" adressen
• Opbouw van een bestand van mailadressen
• leners replyen sneller voor verlengingen
• Daling van de portkosten

Negatieve resultaten/ verbeteringen:

• De lay out is nog voor verbetering vatbaar ( de herinnering is eigenlijke een bijlage)
• Statistieken zijn onduidelijker
• geen daling van het aantal maningen en boetes
• vermindering van de portinkomsten

 

We willen méér gebruikers op dit systeem  (tweede campagne) én we willen dringend een systeem om de leners te verwittigen voor de uitleentermijn ten einde loopt mét de mogelijkheid om direct te verlengen ( mail , sms, twitter, ...?).  Ik wil van dit boete- imago af. Het is niet meer dan normaal dat gebruikers een herinnering vooraf krijgen.

Groeten

 

Stef Blommaert

 

* De instellingen voor maningen worden in Vubissmart op 3 niveaus geregeld. Met als onderste niveau de instellingen per lener. Door deze 3 niveaus én de vele mogelijkheden is dit vrij ingewikkeld en dan zijn er nog de (beperkte) lay-out instellingen.

 

 

Permalink Antwoord van Veerle Stoffelen op 11 Mei 2011 op 16.25

Beste Annemie,

 

Wij (de bib van Edegem) zijn een BIDOC-bibliotheek. Wij werken met een 'herinneringsservice' waarvoor mensen zich kunnen inschrijven: elke dag zoeken we de leners op die drie dagen later hun materiaal moeten binnenbrengen. Zij krijgen een standaardmail waarin staat dat hun uitleentermijn enkele dagen later vervalt. Mensen appreciëren dit. De zoekacties staan standaard ingesteld in BIDOC.  In onze publicaties staat wel dat het de verantwoordelijkheid van de lener blijft om materialen op tijd binnen te brengen. Maningen versturen wij voorlopig nog niet via mail (enkel per brief). Meer info over onze elektronische  herinneringsservice vind je op www.vrijetijdedegem.be, doorklikken naar bibliotheek en dan naar 'De bib online' en 'online verlengen en reserveren'.

Annemie Pijcke zei:

Dit lijkt me een gebruiksvriendelijke en relatief makkelijke manier om je dienstverlening nog te verhogen.

Zijn er Bidoc-bibliotheken die attenderingen via mail verzenden?