Sinds jaren zendt de bib elke maand een nieuwsbrief aan alle klanten waarvan we het e-mailadres hebben. Ongevraagd dus. Dit mag blijkbaar niet meer na 25 mei. Ik had begrepen dat we met de GDPR de klanten hun uitdrukkelijke toestemming moeten vragen. 

Mijn vraag is nu: hoe verzamelen we die toestemmingen? Er zijn nog 2 nieuwsbrieven te gaan voor 25 mei. Ik kan daarin een link plaatsen naar een invulformulier, maar met welk programma doe ik dit best zodat ze rechtstreeks in een exel of zo terecht komen? Wat is er nodig om wettelijk in orde te zijn? 

Iemand die me kan helpen? 

En hoe doen jullie het met de privacyverklaring? Moet de bib die opmaken of gebeurt dit door de gemeente? Geven we die actief mee bij elke nieuwe inschrijving en laten we de mensen tekenen voor ontvangst? Voor akkoord?

Bedankt voor je reactie.

Annemie Pijcke
Bib Hoeilaart

Weergaven: 513

Berichten in deze discussie

suggestie : maak van de volgende nieuwsbrief een inschrijvingsformulier "wil je deze nieuwsbrief blijven ontvangen?" en vergeet niet daarna een link om eenvoudig uit te schrijven "wil je deze nieuwsbrief niet langer ontvangen ?"

Kan men hiervoor geen veld voorzien in het profiel van de lener op mijnbibliotheek ?

Dankjewel voor de tip. Ik dacht er ook al aan om met Google Forms aan de slag te gaan. 

In de nieuwe bibliotheekwebsites die later dit jaar op komst zijn, is een veld voorzien. Jammer dat die net te laat komt om van in het begin in orde te zijn met de GDPR.

Dag Annemie,

Ik ben me er deze week ook wat vragen beginnen over stellen en heb wat zitten rondhoren / rondkijken / surfen. 

* Wij sturen enkel nieuwsbrieven naar mensen die via de gemeentelijke website een profiel aanmaken en aanduiden dat ze de nieuwsbrief van de bib willen ontvangen. Voor zover ik weet ben je met de nieuwe gdpr-regelgeving verplicht om 

- mensen inderdaad expliciet te laten inschrijven voor een nieuwsbrief (er mag bijvoorbeeld niet standaard een vakje aangevinkt staan dat de gebruiker moet uitvinken, de gebruiker moet zelf het vakje aanvinken)

- in elke nieuwsbrief een expliciete mogelijkheid te voorzien om eenvoudig uit te schrijven. 

* Daarnaast sturen wij ook nog wel mails naar mensen die bijvoorbeeld gevraagd hebben om hen op de hoogte te houden van lezingen of activiteiten van de bib. Bij een volgende mailing moeten we ook rekening houden met de nieuwe regels. 

* Mailadressen uit je bibliotheeksysteem halen om mensen te mailen over bepaalde activiteiten zal volgens mij niet meer mogen na 25 mei. In de toekomst (nieuwe bibliotheekwebsites of EBS?) zal er blijkbaar een mogelijkheid zijn om mensen te laten intekenen op een nieuwsbrief. 

* Verder probeer ik hier in de gemeente ook na te vragen welke impact die nieuwe regelgeving zal hebben op onze communicatie, het bijhouden van gegevens van onze vrijwilligers, ..., niet alleen van de bib maar van alle vrijetijdsdiensten. Op de site van de privacycommissie, de VVSG en Vlaanderen vrijwilligt vind je wel wat info: 

https://www.privacycommission.be/nl/algemene-verordening-gegevensbe...

https://www.privacycommission.be/sites/privacycommission/files/docu...

http://www.vvsg.be/Werking_Organisatie/informatieveiligheid/Paginas...

http://www.vvsg.be/opleidingen/Presentaties/Trefdag2017/Sessie_54%2... (PPP)

https://www.vlaanderenvrijwilligt.be/gdpr-10-tips-om-de-privacy-van...

* De privacyverklaring hebben wij geregeld via de Informatieveiligheidsconsulent van de gemeente. 

Groetjes

Veerle (bib Edegem)

Dankjewel Veerle. Jullie bib werkt ook op Bidoc, niet? Ik heb Lieven Forrez gevraagd om op de pagina ‘Leners aanvullen’ een aanvinkvakje ‘Nieuwsbrief’ te voorzien. Als we dan in ‘Leners opzoeken’ kunnen selecteren op ‘Nieuwsbrief’, is het opbouwen van een bestand heel makkelijk. Voor wat betreft de nieuwe inschrijvingen. 

Dag Annemie, niet meer, wij zijn nu bijna drie jaar geleden overgestapt naar Brocade, het systeem dat bijna de ganse provincie Antwerpen gebruikt. Groetjes, veerle

Dag Annemie

bij ons heeft de Bib geen afzonderlijke nieuwsbrief.

Ivm de privacyverklaring, is er vanuit de gemeente een expert aangenomen om deze op te stellen met de diensten, maar dit is tot nu toe nog niet in orde gebracht.

Ik zou alle nieuwe, maar ook alle oude leners die aan de balie moeten komen (lidmaatschap verlengen) vragen om deze te ondertekenen voor ontvangst. De automatische mails die uit een bibsysteem vertrekken (boete-, herinnerings--, reservatiemails,...) maken ook immers gebruik van gegevens, ik denk dat ook hier expliciete toestemming voor nodig is.

Heeft er iemand een privacyverklaring opgemaakt die we mogen inkijken? We doen graag wat inspiratie op..

Alvast bedankt :)

Ellen

Bib Kortenberg

Voor inspiratie kan je deze onlinetool gebruiken https://veiliginternetten.nl/privacyverklaring-generator/start/. Je doorloopt alle stappen, download op het einde de privacyverklaring als txt-bestand en dan kan je nadien in Word zelf nog aanpassingen doen.

Ellen Verstraeten zei:

Dag Annemie

bij ons heeft de Bib geen afzonderlijke nieuwsbrief.

Ivm de privacyverklaring, is er vanuit de gemeente een expert aangenomen om deze op te stellen met de diensten, maar dit is tot nu toe nog niet in orde gebracht.

Ik zou alle nieuwe, maar ook alle oude leners die aan de balie moeten komen (lidmaatschap verlengen) vragen om deze te ondertekenen voor ontvangst. De automatische mails die uit een bibsysteem vertrekken (boete-, herinnerings--, reservatiemails,...) maken ook immers gebruik van gegevens, ik denk dat ook hier expliciete toestemming voor nodig is.

Heeft er iemand een privacyverklaring opgemaakt die we mogen inkijken? We doen graag wat inspiratie op..

Alvast bedankt :)

Ellen

Bib Kortenberg

RSS

© 2018   Gemaakt door Kenniskantoor.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden