Collectiebestellingen in het najaar

Beste collega's,

Ik ben benieuwd naar hoe andere bibliotheken bestellingen van collectievormers in het najaar ervaren.

In november gaan wij over van Vubis naar Brocade en dat brengt ook de nodige drukte bij onze administratie met zich mee. De overgang naar Brocade valt wat dat betreft ongelukkig laat in het jaar.

Omdat de administratie na de overgang tijd nodig heeft om alle facturen in te voeren voor dat het boekingsjaar sluit op 31 december (ivm BBC-wetgeving), gaan we mogelijk al moeten stoppen met collectiebestellingen vanaf 1 december.

Dit zou erg jammer zijn voor de collectievormers omdat al het moois dat uitkomt in de decembermaand dan niet direct te bestellen is.

Zijn er andere bibliotheken met vergelijkbare ervaringen? Per wanneer stoppen jullie met het plaatsen van nieuwe bestellingen? Hebben jullie nog tips & tricks voor bestellingen in de decembermaand?

Vriendelijke groeten,

Rens Creusen

Bibliotheek Turnhout

Aanraden

0 leden vinden dit leuk

Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Inger Vermeersch op 22 Mei 2015 op 15.27

Kan je niet bestellen, maar laten wachten tot leveren/factureren in het volgende jaar? Bij ons loopt dit gewoon door. We moeten enkel goed opletten dat we facturen tijdig ontvangen als we nog iets van het lopende budget willen besteden.

Permalink Antwoord van Steven Duyck op 26 Mei 2015 op 13.58

Dag collega,

normaal gezien sluit het boekingsjaar op 31 december, maar dit betekent dat je al wat besteld was én geleverd ten laatste 31 dec. op dat jaar kan boeken. Dus een bestellingen én levering nog in december kan m.i. perfect op een factuur die de eerste week van januari bv. nog volgt (met duidelijke vermelding bestelling/levering 2015)

Het hangt er soms van af hoe je financiële dienst dit opneemt.

Best met hen praktisch even opnemen.

Steven Duyck

Bib Westerlo

Permalink Antwoord van Dominique Van Eynde op 6 Juni 2015 op 14.04

Speelt het zogenaamde doorschuifeffect niet mee ? Stel dat je bestelbonnen in 2015 blijft maken tot 31 december maar dat de uitgaven van december benomen zullen worden in 2016 wegens het niet meer kunnen inboeken van december 2015 op het budget 2015 door tijdstekort. De uitgaven voor de maand december 2015 worden dan benomen van het budget 2016. Dan heb je voor 2016 maar budget meer voor 11 maanden. Dat is echter geen probleem want als de boekhoudkundige tijdsdruk dezelfde is als in 2015 zal compleet december 2016 ingeboekt worden op budget 2017 en zo speelt dit elk jaar mee. Geldt wel enkel als de omstandigheden/problemen in 2016 min of meer dezelfde zullen zijn als in 2015. Stel dat je in 2016 tot 15 december kunt bestellen in tegenstelling tot 2015 waar het maar tot 1 december kon dan zit je wel met te weinig budget voor 2 weken. Dat doorschuifeffect is verre van exact maar zal wel een compenserend effect hebben.

RSS