Bedrijfsbibliotheek

Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Patrick Vanhoucke op 20 December 2010 op 10.20

Enige weken geleden werd mij min of meer dezelfde vraag gesteld m.b.t. een aantal (dienst)bibliotheekjes van de administratie van de Vlaamse Gemeenschapscommissie (mijn werkgever). De administratie is aan het centraliseren naar één gebouw en men wilde van de gelegenheid gebruik maken om de collecties met een bibliotheeksysteem te beheren. Ik ben gevraagd om dit proces te begeleiden.

Wat je eerst moet doen, is een zicht proberen te krijgen op de aard van de collecties (omvang, soorten materialen, uitleen aan derden of alleen voor intern gebruik...). Dan organiseer je best een vergadering met alle verantwoordelijken (diensthoofden?) van die collecties. Je kunt dan oplijsten wat de wensen zijn, of er voor bepaalde collecties al ontsluitingssystemen zijn, of er al inventarissen (met titelbeschrijvingen?) van bepaalde collecties bestaan (soms in Excel, Access...).

Gebruik maken van een bestaand bibliotheeksysteem c.q. provinciaal bibliotheeksysteem is m.i. alleen mogelijk als de bedrijfsbibliotheek wordt beheerd in samenwerking met de openbare bibliotheek én als de collecties van die bedrijfsbibliotheek vrij toegankelijk zijn voor derden (dus niet louter voor intern gebruik). En uiteraard zul je de toestemming moeten hebben van de provincie.

Of je een bestaand bibliotheeksysteem van de openbare bibliotheek gebruikt, is nog van andere factoren afhankelijk. In mijn begeleidingsproject werd me de vraag gesteld of dit kon. Drie belangrijke factoren hebben mij ervan weerhouden: ten eerste was een volwaardig bibliotheeksysteem 'overkill' voor de beperkte bedrijfsbibliotheek waarover het uiteindelijk ging (bijvoorbeeld modules zoals bestel- en tijdschriftenadministratie zouden hoogstwaarschijnlijk niet worden gebruikt). Ten tweede moeten de personeelsleden die het systeem gaan gebruiken opgeleid worden om een relatief complex systeem eerder sporadisch te gaan gebruiken (tenzij het over een grote, goed ontwikkelde bedrijfsbibliotheek gaat). Ten derde: de kosten (in ons geval: extra licenties, speciale configuratie om de collecties in een afzonderlijke catalogus te kunnen tonen - niet zichtbaar binnen de collecties van de openbare bibliotheken...).

Een jaar geleden heb ik ook advies gegeven over de aanschaf van een bibliotheeksysteem voor de bibliotheek van de Raad van de Vlaamse Gemeenschapscommissie. Ongeveer dezelfde problematiek als hiervoor beschreven. Dus integratie in het bibliotheeksysteem van de Brusselse bibliotheken was ook niet echt aan de orde (het ging over een zeer kleine collectie van ca. 500 werken). Uiteindelijk heeft men daar gekozen voor Aura Bibliotheek Software en men is er zeer tevreden over. Of het mogelijk is om gebruiksstatistieken te genereren, weet ik niet precies. Maar het systeem is modulair opgebouwd en er is veel mogelijk.

Voor het project dat ik nu ga begeleiden zal Aura ook een van de mogelijkheden zijn die worden onderzocht.

Permalink Antwoord van Patrick Vanhoucke op 21 December 2010 op 15.40

Paul, als jullie die collectie(s) mee invoeren in Vubis Smart, gaan jullie die dan ook in dezelfde publiekscatalogus tonen als de reguliere collectie van de openbare bibliotheek? Of in een afzonderlijke catalogus? Of helemaal niet in de publiekscatalogus? Als je alles gescheiden wilt houden, kost dit namelijk een aanzienlijke cent. Reden waarom het bij ons in Brussel geen optie was (in verhouding tot de grootte van de collecties waarover het ging).