Uitlenen van ontvangen IBL's in Brocade

Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Kris De Winter op 12 Maart 2014 op 13.50

Dag Patricia en Steven,

met dergelijke praktische vragen over het gebruik van brocade en de geldende werkwijzes/afspraken binnen het PBS kun je ook steeds bij het Provinciaal Bibliotheekcentrum terecht. M'n collega Nini Vranken helpt je dan graag voort.

mvg,
Kris De Winter
PBC Antwerpen

Permalink Antwoord van IJe Raaijmakers op 12 Maart 2014 op 14.47

Beste Patricia,

in Bornem doen we het als volgt: de ontvangst van het materiaal wordt eerst aangevinkt in Impala. In Brocade heb je onder "leen" de knop "invoer korte beschrijvingen" staan. Wanneer je dat openklikt heb je eerst de keuze tussen "bewerken record" en "nieuw record". Klik op "Nieuw record" + "registreer". Dan moet je in het volgend scherm eerst de eindgebruiker selecteren via de zoekfunctie, daaronder de barcode van het materiaal inscannen, voorafgegaan met de letters "BO" (bij jullie moet dat dan "NI" zijn). De exacte reden voor die letters weet ik niet meer, maar bij Cipal hebben ze dat toen wel uitgelegd. (Kwestie van het vermijden van conflicten tussen barcodes of zo). Daaronder de titel intypen (wij laten dat voorafgaan door de letters IBL zodat de klant direct op zijn leenticket kan zien dat het over een ibl-titel gaat. Daaronder leenobjectklasse "ibl" aanvinken, en desgewenst onderaan in "verwittiging naar eindgebruiker" "mail klaarstaande reservatie" aanvinken als jullie klanten voor eigen reservaties ook een mail krijgen, + "registreer". Alle gegevens blijven dan staan, behalve de eindgebruiker, dat veld is opnieuw leeg. Voor elke nieuwe titel moet je eerst volledig uit de module van "invoer korte beschrijvingen" gaan, en dan zelfde procedure van nul af aan doen, ook al is de volgende titel voor dezelfde klant; wanneer je dat niet doet, wordt de eerste beschrijving gewoon overschreven.

Voor materialen waarop leengeld gevraagd wordt (avm) kan je de kosten op voorhand via "verkoop artikelen" aan de juiste klant factureren. Bij "details" kan je daar dan intypen waarover het gaat (titel), zo voorkom je onaangename discussies met klanten die willen weten waarom hen een bepaalde kost wordt aangerekend :-)

Deze methode maakt het mogelijk vooraf te werken door de verantwoordelijke voor ibl, de materialen worden dan gewoon bij de "eigen" klaarstaande reservaties gezet.

Aan de leenobjectklasse "ibl" hebben wij vooraf door Cipal wel de juiste leenparameters (bv 'niet-verlengbaar van thuis' uit, 'transactiekost voor ibl' aan de korte beschrijving koppelen enz.) laten installeren, dat kan alleen Cipal zelf doen.

Je kan eventueel ook een ibl-titel inscannen in de uitleenmodule, rechts van het veld waar de barcodes ingescand worden, maar daar kunnen geen aparte parameters geselecteerd worden.

En nog iets: wanneer je een materiaal via deze methode ingevoerd hebt, kan het maar éénmaal uitgeleend en ingenomen worden. Soms moet je het dus eens opnieuw doen als blijkt dat er ergens een fout in de korte beschrijving zit :-(

Tenslotte: alle materialen die via de "verkorte invoer" ingevoerd werden, zijn en blijven steeds onopzoekbaar in de eigen catalogus én in Brocade, omdat die materialen niet in de eigen collectie opgenomen worden. De korte invoer is een soort 'aanhangsel' die het toelaat collectie-vreemde materialen uit te lenen en dat in het systeem te registreren. Dus het wordt wel opgenomen in de leenhistoriek van de klant, én de uitgeleende ibl-titels komen ook mee op het leenticket te staan. omdat het materiaal niet in de eigen collectie opgenomen wordt, is het aangeraden het materiaal enkel maar mee te geven aan de klant zelf die het aangevraagd heeft, en niet op een andere kaart. Want als het materiaal dan zoek zou geraken bij de klant, kan zelfs niet meer nagegaan worden op welke kaart het staat (dus de functie "toon/bewerk gegevens van een object" kan hier niet gebruikt worden). De oorspronkelijke barcode van het materiaal wordt trouwens ook niet weergegeven op het ticket, noch in het scherm bij "toon bezittingen bij eindgebruiker", maar krijgt van het systeem een aparte code die er bv als volgt uit ziet !2549.

Dit was het belangrijkste denk ik... geef maar een seintje als je nog iets wil weten !

Met vriendelijke groeten,

IJe Raaijmakers (ibl Bib-Bornem)

Permalink Antwoord van Lieve Scheers op 12 Maart 2014 op 19.49

Dag collega's

 

Wij houden het iets simpeler : in de uitleenpagina staan naast het vakje 'objecten' drie vakjes onder 'korte beschrijvingen'

In het eerste vakje komt de streepjescode van het materiaal van de andere bib, in het tweede vakje de vermelding ibl + de titel van het materiaal, en het derde vakje wordt uitgeklapt om het soort materiaal aan te vinken..

Zo komt het uitgeleende werk tussen de uitleningen aan de lener te staan, en bij het inleveren verdwijnt het weer.

Uitlening moet wel manueel gebeuren, aan de zelfuitleenbalie ontlenen kan met deze methode niet.

Lieve