RFID-conversie nakijken + catalogusonderhoud in één beweging !

Een RFID-conversie nakijken op niet-getagde materialen, een inventaris maken en in één beweging de catalogus helemaal opschonen: het lijkt de logica zelve.  Tijdens de conversie worden immers alle exemplaren in handen genomen en gescand.  Toch is het (nog?) niet helemaal vanzelfsprekend.  Van PBS Vlaams-Brabant kreeg ik een slim antwoord op een domme  vraag.  Na  een Olympische conversie pasten we in Londerzeel onderstaande procedure  toe.  Zijn er nog bibliotheken die iets gelijkaardigs doen of deden?

1)      Maak tijdens de conversie een logbestand van alle geconverteerde barcodes.  Bij Nedap gebeurt dit jammer genoeg niet automatisch, maar moet je manueel opslaan in csv-bestandjes, waardoor menselijke en systeemfouten het logbestand onvolledig maken.  Is dit bij de andere leveranciers ook zo? 

Na de conversie heb je hoe dan ook één csv-bestand met de geconverteerde barcodes nodig, dat je importeert in Excel.  Sla op als ‘rfidconversie.xlsx’ of wijzig de bestandnaam in de formule uit stap 3.

Zelf vond ik er niets beters op dan alle lijnen van een 60-tal csv-bestandjes  te kopiëren in kladblok.  De bovenste lijn bevat de kolomhoofding, dus deze wis je achteraf nadat je erop gesorteerd hebt in Excel.  Je kan de bestandjes ook onder elkaar invoegen in een Excel-bestand door gebruik te maken van de functie xml-gegevensimport (invoegen - andere bronnen) en het juiste scheidingsteken te selecteren (bv. “;”).

2)      Haal een Excel-lijst van alle bibliotheekmaterialen in open kast uit de catalogus (of een csv-bestand dat je importeert).  Sorteer op uitleenstatus en verwijder de rijen met uitgeleende exemplaren.

3)      Voeg een kolom toe aan de cataloguslijst en plak deze formule in alle cellen: =ALS(ISNB(VERT.ZOEKEN(A1;[rfidconversie.xlsx]Blad1!$B$1:$B$64000;1;0));"niet getagd";"getagd")

A1 is de eerste cel van de kolom waar de barcodes staan in de cataloguslijst. In rij 2 maakt Excel hier A2 van, in rij3 A3….

rfidconversie.xlsx is het bestandje met alle geconverteerde barcodes.  Dit sla je op in dezelfde map als de Excel-lijst van alle bibliotheekmaterialen.

Blad1!$B$1:$B$64000 is het bereik van rfidconversie.xlsx waarbinnen elke barcode uit de catalogus wordt gezocht.  In kolom ‘B’ staan dus de geconverteerde barcodes.

Resultaat: een kolom met “niet getagd” of “getagd” in elke cel in de cataloguslijst.

4)      Sorteer, selecteer en kopieer alle rijen met “niet getagd” naar een nieuw bestand. 

5)      Kijk de lijst na door te sorteren op plaatskenmerk.  Zijn er planken die niet gelogd, maar wel correct getagd zijn?  Vind je daarna nog individuele titels in het rek?. 

6)      Programmeer alle tags van de gevonden exemplaren uit deze lijst opnieuw, ook al zijn ze wel correct getagd.  Herhaal daarna stap 1, 3 en 4 met de nieuwe logbestandjes om deze exemplaren uit de lijst te verwijderen. 

7)      Verwijder alle exemplaren die nog overblijven (en die ondertussen niet uitgeleend zijn) uit de catalogus.  Deze exemplaren waren immers onvindbaar tijdens de conversie en zijn dat nu nog steeds.  Een service die op basis van een lijst met barcodes automatisch kan verwijderen kan hier veel werk besparen en de kans op menselijke fouten wegnemen.

Het logbestand van de RFID-conversie kan je verder blijven aanvullen, om de procedure later nog eens te herhalen met een nieuwe lijst uit de catalogus.  Eventueel kan je, voordat de zelfuitleenbalies in gebruik worden genomen, nog controleren of ook alle uitgeleende materialen correct getagd zijn en een opmerking of reservatie plaatsen bij alles waarbij ‘niet getagd’ staat.

Eindresultaat: een vrij grote zekerheid dat elke titel correct getagd is én een propere catalogus.  Weg met de onvindbare catalografische ballast uit ons verleden die alleen maar voor frustratie bij klanten en medewerkers zorgt!